Vanaf 1 januari 2026 treedt in België een belangrijke verandering in werking: alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die met elkaar zakendoen, moeten hun facturen elektronisch en gestructureerd uitwisselen. Deze verplichting geldt voor B2B-transacties, oftewel facturatie tussen bedrijven, en markeert een cruciale stap in de digitalisering van de Belgische bedrijfsadministratie.
Wat houdt deze nieuwe verplichting in?
Onder de nieuwe wet moeten facturen tussen Belgische bedrijven voortaan worden uitgewisseld als gestructureerde elektronische facturen volgens de Europese norm EN 16931 en worden verzonden via het Peppol-netwerk. Dat betekent dat traditionele facturatievormen zoals pdf’s per e-mail of papieren facturen niet langer voldoen als wettelijk correcte facturen voor B2B.
De verplichting is specifiek gericht op binnenlandse transacties tussen Belgische ondernemingen die voor de btw zijn geregistreerd. Buitenlandse facturatie tussen bedrijven in andere EU-landen valt hier (nog) buiten, al geldt er een brede Europese ambitie om ook B2B-e-facturatie in de hele EU tegen 2030 te verplichten via het VAT in the Digital Age (ViDA)-programma.
Waarom deze stap?
De Belgische overheid wil met deze maatregel niet alleen administratieve processen moderniseren, maar ook de efficiëntie, transparantie en btw-naleving verbeteren. Elektronische facturatie maakt automatische verwerking mogelijk, verlaagt fouten, versnelt betalingen en draagt bij aan de bestrijding van btw-fraude.
Daarnaast sluit deze verplichting aan op eerdere verplichtingen voor overheidsfacturatie (B2G), die al sinds 2022 van kracht is voor facturen aan overheidsinstanties.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, maar heeft ook directe gevolgen voor Nederlandse bedrijven die zakendoen met Belgische klanten of leveranciers. Zodra een Nederlandse onderneming B2B-facturen ontvangt van of verstuurt aan Belgische btw-plichtige bedrijven, moet zij in staat zijn elektronische facturen te ontvangen en te verwerken volgens de Belgische e-invoicingregels.
Dit betekent dat Nederlandse bedrijven hun systemen moeten voorbereiden op het ontvangen van gestructureerde e-facturen via Peppol, ook als zij zelf niet in België gevestigd zijn. Bedrijven die uitsluitend pdf-facturen kunnen ontvangen of verwerken, lopen het risico op administratieve vertragingen of niet-conforme factuurafhandeling.
Voor Nederlandse ondernemingen zonder Belgische btw-registratie geldt geen directe verzendplicht, maar operationele compatibiliteit wordt wel essentieel om de facturatie met Belgische handelspartners soepel te laten verlopen.
Tolerantieperiode aan het begin van 2026
Hoewel de verplichting vanaf 1 januari 2026 officieel ingaat, heeft de Belgische FOD Financiën een tolerantieperiode van drie maanden aangekondigd (januari tot en met maart 2026). In deze periode worden afwijkingen die verband houden met technische of operationele uitdagingen minder strikt bestraft, zodat bedrijven de tijd krijgen zich volledig voor te bereiden.
Wat moet jouw bedrijf nu doen?
✔️ Controleer je huidige facturatiesystemen
Zorg dat je software kan werken met gestructureerde e-facturen volgens EN 16931 en dat het Peppol-netwerk ondersteund wordt.
✔️ Implementeer e-facturatie vroegtijdig
Begin tijdig met testen en implementeren; wachten kan risico’s op niet-naleving met zich meebrengen.
✔️ Zorg dat je inkomende en uitgaande facturen compliant zijn
Verplichte e-facturatie geldt zowel voor het versturen als het ontvangen van facturen; beide moeten in het juiste gestructureerde formaat zijn.
Conclusie
De invoering van verplichte B2B-e-facturatie in België is een belangrijke mijlpaal in de digitalisering van zakelijke processen. Voor Belgische bedrijven betekent dit dat 2026 het jaar is waarin elektronische facturatie de norm wordt. Door tijdig systemen en processen aan te passen, kunnen organisaties compliant zijn, risico’s vermijden én profiteren van efficiëntere facturatieprocessen.
