De complete gids voor verplichte B2B-e-facturatie in Spanje: regels, deadlines en technische vereisten

Met de publicatie van Ministerieel Besluit HAC/1028/2026 is het Spaanse regelgevingskader voor verplichte B2B-e-facturatie afgerond. De implementatiedata zijn daarmee bevestigd en ook de technische en functionele inrichting van de publieke e-facturatieoplossing is vastgesteld.

In deze gids zetten we de reikwijdte, planning, technische vereisten en gevolgen voor ondernemingen op een rij.

Besluit HAC/1028/2026 in werking

Op 5 oktober 2026 is Besluit HAC/1028/2026 van 2 oktober gepubliceerd in het Spaanse Staatsblad, het Boletín Oficial del Estado (BOE). Het besluit beschrijft de technische en functionele onderdelen van de publieke e-facturatieoplossing, de Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE).

Het besluit trad op 6 oktober 2026 in werking. Deze datum vormt het startpunt voor het berekenen van de toepassingsperioden uit Wet 18/2022 en Koninklijk Besluit 238/2026.

Volgens de implementatiekalender van de Spaanse belastingdienst wordt het uitreiken en ontvangen van e-facturen verplicht:

• vanaf 6 oktober 2027 voor ondernemingen en ondernemers met een omzet van meer dan € 8 miljoen in het voorgaande kalenderjaar;
• vanaf 6 oktober 2028 voor alle overige ondernemingen en ondernemers.

De Spaanse belastingdienst, de Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), moet de SPFE minimaal twee maanden vóór de eerste toepassingsdatum beschikbaar stellen. De technische specificaties, voorwaarden en volumelimieten voor de webservices worden via het elektronische loket van de AEAT gepubliceerd.

Wat verduidelijkt het definitieve besluit?

De definitieve tekst bevat onder meer nadere regels over de minimale inhoud van e-facturen en getrouwe kopieën. Een getrouwe kopie moet herkenbaar zijn aan een specifieke kopie-indicator.

Het besluit regelt ook wat er gebeurt wanneer de SPFE door een technische storing langer dan 24 uur niet beschikbaar is. In dat geval krijgen ondernemingen vier werkdagen de tijd om de betreffende facturen, getrouwe kopieën en berichten alsnog in te dienen, gerekend vanaf het moment waarop de storing is opgelost.

Daarnaast wordt de verplichting om een betaling te melden als vervuld beschouwd wanneer de factuur zelf al een betaaldatum bevat die op of vóór de factuurdatum ligt.

Voor wie geldt de Spaanse e-facturatieverplichting?

Met de publicatie van Koninklijk Besluit 238/2026 in maart 2026 en Ministerieel Besluit HAC/1028/2026 op 5 oktober 2026 is het Spaanse regelgevingskader compleet.

De verplichting geldt voor ondernemingen en ondernemers, oftewel empresarios y profesionales, die op basis van Koninklijk Besluit 1619/2012 onder de Spaanse factureringsregels vallen.

Daarbij moet sprake zijn van een transactie waarbij:

• de afnemer een in Spanje gevestigde onderneming is; en
• de levering of dienst bestemd is voor die Spaanse vestiging.

De verplichting omvat daarmee binnenlandse B2B-transacties tussen in Spanje gevestigde partijen. B2C-transacties en vereenvoudigde facturen vallen niet onder het mandaat.

De positie van niet in Spanje gevestigde ondernemingen met uitsluitend een Spaanse btw-registratie is in de gepubliceerde regelgeving nog niet definitief verduidelijkt. Ondernemingen die hiermee te maken hebben, moeten daarom verdere richtlijnen blijven volgen.

Daarnaast bestaan er uitzonderingen voor:

• transacties waarvoor op grond van artikel 4 van Koninklijk Besluit 238/2026 een vereenvoudigde factuur mag worden uitgereikt;
• sectoren die specifiek zijn uitgesloten in de Tweede Aanvullende Bepaling;
• bepaalde bijzondere situaties uit de zevende alinea van de eenentwintigste Aanvullende Bepaling van Wet 56/2007.

Gefaseerde implementatie vanaf oktober 2027

De datum waarop Ministerieel Besluit HAC/1028/2026 in werking trad, bepaalt de verdere implementatieplanning. De AEAT heeft het volgende tijdschema bevestigd:

Tijdens de eerste twaalf maanden waarin grote ondernemingen verplicht aan de regels moeten voldoen, moeten zij iedere uitgereikte e-factuur vergezeld laten gaan van een PDF-document. Dit moet ervoor zorgen dat ondernemingen die op dat moment nog niet onder het mandaat vallen, de factuur toch goed kunnen lezen.

Twee kanalen binnen het Spaanse e-facturatiesysteem

Het Spaanse model bestaat uit twee kanalen die naast elkaar functioneren: interoperabele private facturatieplatforms en de publieke e-facturatieoplossing van de AEAT.

Private facturatieplatforms

Ondernemingen mogen gebruikmaken van private uitwisselingsplatforms, de zogenoemde plataformas privadas de intercambio.

Een privaat platform hoeft de SPFE niet rechtstreeks te gebruiken om een factuur uit te reiken. Wel moet het platform op het moment van uitreiking gelijktijdig een getrouwe elektronische kopie van iedere factuur in UBL-syntaxis naar de SPFE sturen.

Wanneer de afnemer de factuur opstelt via self-billing, of wanneer een derde de factuur uitreikt, moet de getrouwe kopie worden verstuurd door het platform waarvan die afnemer of derde gebruikmaakt.

Wijst de SPFE een getrouwe kopie af, dan blijft de oorspronkelijke factuur geldig. De afgewezen kopie moet wel worden gecorrigeerd en opnieuw worden ingediend.

Private platforms krijgen daarnaast de rol van routeringsknooppunt voor het factuurverkeer. Zij moeten elektronisch uitgewisselde facturen automatisch bij de SPFE ophalen en deze direct beschikbaar stellen aan hun klanten.

De publieke e-facturatieoplossing

De Solución Pública de Facturación Electrónica is een gratis oplossing die door de AEAT wordt beheerd en beschikbaar is voor alle ondernemingen en ondernemers.

De SPFE heeft twee centrale functies:

• het is de standaardoplossing voor ondernemingen die geen privaat platform gebruiken;
• het fungeert als centraal register voor de getrouwe kopieën van e-facturen die via private platforms zijn uitgereikt.

Via de SPFE kunnen gebruikers:

• afzonderlijke facturen uitreiken met een webformulier;
• via webservices koppelen met private platforms en getrouwe kopieën indienen;
• berichten over de betalingsstatus beheren;
• facturen, getrouwe kopieën en bijbehorende statussen raadplegen en opvragen.

UBL wordt de technische referentiesyntaxis

Binnen het Spaanse systeem wordt UBL, Universal Business Language, als referentiesyntaxis gebruikt. Deze keuze is gemaakt omdat UBL voldoet aan de Europese norm EN 16931 en de meest gebruikte van de twee syntaxisformaten is die onder EU-richtlijn 2014/55/EU zijn toegestaan voor e-facturatie bij overheidsopdrachten.

Zowel facturen die via de SPFE worden uitgereikt als berichten die via private platforms worden uitgewisseld, moeten het semantische gegevensmodel van EN 16931 in UBL-syntaxis volgen.

E-facturen en getrouwe kopieën worden syntactisch en semantisch gevalideerd aan de hand van het gegevensmodel EN 16931 (2026) en de technische specificaties die de AEAT via haar elektronische loket publiceert.

Na de validatie stuurt de AEAT een antwoord met:

• de geaccepteerde inzendingen;
• eventuele afgewezen inzendingen;
• de reden waarom een inzending is afgewezen.

Iedere factuur krijgt een unieke code

Iedere factuur moet een unieke code bevatten, zoals voorgeschreven in artikel 7.5 van Koninklijk Besluit 238/2026.

Deze code wordt samengesteld uit:

• het fiscale identificatienummer van de uitreiker, de NIF;
• de factuurreeks;
• het factuurnummer;
• de factuurdatum.

De code moet volledige traceerbaarheid mogelijk maken en dubbele verwerking voorkomen.

Facturen mogen bij verzending via een technische koppeling een elektronische handtekening bevatten. Facturen en getrouwe kopieën mogen echter geen ingesloten of geïntegreerde bestanden bevatten.

Ook de betalingsstatus moet worden gerapporteerd

Het Spaanse systeem beperkt zich niet tot het elektronisch uitwisselen van facturen. Ook de status van een factuur gedurende de volledige levenscyclus moet worden gerapporteerd.

Met deze aanvullende verplichting wil Spanje betalingstermijnen beter kunnen volgen en betalingsachterstanden in de private sector bestrijden.

Verplichtingen voor afnemers

Afnemers moeten aan de SPFE doorgeven:

• een afwijzing van de factuur, wanneer daarvan sprake is;
• de datum waarop de factuur volledig en daadwerkelijk is betaald;
• de uiterste betaaldatum.

Wanneer een factuur niet wordt afgewezen en er ook geen latere correctiefactuur wordt uitgereikt, wordt de factuur geacht te zijn geaccepteerd.

Afnemers mogen daarnaast vrijwillig melden:

• wanneer de goederen zijn ontvangen of de diensten zijn uitgevoerd;
• wanneer de factuur is ontvangen, voor zover dit relevant is onder de regels voor betalingsachterstanden.

Wanneer de factuur of de getrouwe kopie al een betaaldatum vermeldt die op of vóór de factuurdatum ligt, kan de rapportageverplichting van de afnemer als vervuld worden beschouwd. De datum moet dan wel overeenkomen met de transactiedatum of het moment waarop de belasting verschuldigd wordt. Dit geldt niet wanneer de afnemer de betalingsstatus alsnog uitdrukkelijk rapporteert.

Een afnemer mag een factuur slechts om twee redenen afwijzen:

• een commerciële afwijzing;
• de aankoop is privé of houdt geen verband met de bedrijfsactiviteit.

Mogelijke meldingen door leveranciers

Leveranciers kunnen via de SPFE melden:

• dat de betaling daadwerkelijk is ontvangen, oftewel cobro efectivo;
• dat sprake is van niet-betaling, oftewel impago;
• dat zij het niet eens zijn met datums die door de afnemer zijn gerapporteerd.

Deze berichten kunnen worden ingediend via een webformulier of via webservices. Bij gebruik van het webformulier wordt de factuur afzonderlijk geïdentificeerd. Via webservices gebeurt dit aan de hand van de unieke factuurcode.

Voor ieder geaccepteerd bericht wordt een ontvangstbevestiging met een Secure Verification Code (CSV) verstrekt. Een onjuist bericht kan worden ingetrokken, waarbij de volledige historie traceerbaar blijft.

Toegang tot de SPFE

Voor toegang tot de SPFE is authenticatie met een elektronisch certificaat vereist. Bij gebruik van webformulieren voor het opstellen van facturen, het doorgeven van statusinformatie of het raadplegen van gegevens kan ook het Cl@ve-systeem worden gebruikt.

Ondernemingen kunnen zelf toegang krijgen tot de SPFE of daarvoor een gemachtigde vertegenwoordiger of erkende intermediair, een colaborador social, inschakelen.

Gebruikt een derde namens een onderneming het formulier voor het opstellen van facturen of het doorgeven van statusinformatie, dan moet deze derde als gemachtigde zijn geregistreerd in het volmachtenregister van de AEAT, het Registro de apoderamientos.

Deze registratieverplichting geldt ook voor toegang tot diensten waarmee facturen worden opgevraagd of geraadpleegd, ongeacht of dit via een webservice of een webformulier gebeurt.

De huidige situatie tot het B2B-mandaat ingaat

Tot de nieuwe B2B-verplichting daadwerkelijk ingaat, is e-facturatie in Spanje alleen verplicht bij transacties met overheidsinstanties. Deze B2G-verplichting geldt sinds 2015.

Voor B2B-transacties blijft e-facturatie tot de toepasselijke ingangsdatum vrijwillig. Zowel de leverancier als de afnemer moet met het gebruik ervan instemmen.

Met de definitieve planning en technische uitwerking is nu duidelijk wanneer Spaanse ondernemingen de overstap moeten hebben afgerond. De voorbereiding gaat verder dan het genereren en ontvangen van een UBL-factuur. Ook platformkeuzes, koppelingen met de SPFE, statusrapportage, autorisaties, validatie en foutafhandeling verdienen tijdig aandacht.

Evieda helpt organisaties om ontwikkelingen rond e-facturatie en digitale btw-rapportage te vertalen naar hun financiële en technische processen. Heeft jouw organisatie activiteiten in Spanje of wil je weten wat deze veranderingen voor jouw facturatieproces betekenen? Neem dan contact op met Evieda om de aandachtspunten samen in kaart te brengen.