E-Invoicing op orde? Wat als de ontvanger nog niet zover is?

Steeds meer organisaties investeren (verplicht) in e-Invoicing. Systemen worden aangepast en factuurprocessen gedigitaliseerd. Maar technische gereedheid aan één kant van de keten is niet voldoende.

Een organisatie kan volledig voorbereid zijn, terwijl een klant of leverancier nog met pdf-facturen, e-mail of handmatige verwerking werkt. In dat geval kan alsnog extra werk of vertraging ontstaan.

E-Invoicing is geen eenzijdig proces 

Een elektronische factuur heeft pas waarde wanneer de ontvanger deze goed kan ontvangen en verwerken.

Bij e-Invoicing wordt een factuur in een gestructureerd digitaal formaat uitgewisseld. Daarvoor moeten systemen aan beide kanten op elkaar aansluiten. Een technisch correcte factuur kan anders alsnog niet via de gewenste route worden afgeleverd. Daarom is naast de eigen technische inrichting ook de bereikbaarheid van de ontvanger belangrijk.

Technisch klaar betekent niet automatisch operationeel klaar

Veel organisaties richten hun voorbereiding op het ERP-systeem, het factuurformaat en de aansluiting op een e-Invoicingnetwerk. Maar uiteindelijk is één vraag doorslaggevend: kan de ontvanger de factuur daadwerkelijk ontvangen en verwerken?

Daarvoor moet onder meer duidelijk zijn:

• via welk netwerk of platform de ontvanger bereikbaar is;
• welk factuurformaat wordt ondersteund;
• welke identificatiegegevens en referenties nodig zijn;
• welk alternatief beschikbaar is als elektronische aflevering niet lukt.

E-Invoicing maakt correcte klant- en leveranciersdata daarmee belangrijker. Een fout in identificatiegegevens kan leiden tot verkeerde routering, weigering of het niet afleveren van de factuur.

Goed stamdatabeheer betekent daarom niet alleen weten wie de klant is, maar ook hoe deze digitaal bereikbaar is.

Wat als de ontvanger nog niet is aangesloten? 

Niet iedere organisatie bevindt zich in dezelfde fase van digitalisering. Daardoor zullen tijdens de overgang naar e-Invoicing verschillende factuurkanalen naast elkaar blijven bestaan.

De ene klant ontvangt een gestructureerde elektronische factuur, een andere wil nog een pdf per e-mail en een derde gebruikt een leveranciersportaal.

Een duidelijk fallbackproces blijft daarom noodzakelijk. Denk aan verzending als pdf, een leveranciersportaal, een andere ondersteunde elektronische standaard of handmatige verwerking bij uitzonderingen.

Het doel is niet om zoveel mogelijk alternatieven in stand te houden, maar om te voorkomen dat facturen tussen systemen blijven hangen. Goede afspraken over kanalen, uitzonderingen en opvolging zijn daarom essentieel.

Afleverstatus wordt belangrijker

E-Invoicing biedt meer mogelijkheden om te volgen wat er na verzending met een factuur gebeurt. Afhankelijk van de infrastructuur kan zichtbaar zijn of een factuur is verzonden, afgeleverd, geaccepteerd of geweigerd.

Die informatie is ook relevant voor debiteurenbeheer. Een factuur die niet correct aankomt, kan immers niet tijdig worden goedgekeurd of betaald.

Wanneer zichtbaar is dat aflevering is mislukt, kan de oorzaak direct worden aangepakt in plaats van pas nadat de betalingstermijn is verstreken. Een foutmelding heeft echter alleen waarde als deze ook actief wordt opgevolgd.

Klantcommunicatie hoort bij de implementatie 

Een technische implementatie alleen is daarom niet voldoende. Organisaties moeten ook afspraken maken met klanten en leveranciers.

Belangrijke vragen zijn: via welk kanaal wil de klant facturen ontvangen? Is de klant aangesloten op het gekozen netwerk? Welke identificatie en aanvullende referenties zijn nodig? En wat gebeurt er wanneer elektronische aflevering niet mogelijk is?

Deze informatie hoort idealiter thuis in klantonboarding, contractbeheer en stamdatabeheer.

Een hybride situatie vraagt om regie 

Zolang niet alle handelspartners op dezelfde manier zijn aangesloten, blijft een hybride situatie bestaan.

Zonder duidelijke procesafspraken kunnen uitzonderingen snel toenemen. Medewerkers gaan dan bijvoorbeeld handmatig pdf’s versturen of losse klantlijsten bijhouden. Daarmee verdwijnt een deel van de efficiëntiewinst die e-Invoicing juist moet opleveren.

Een gecontroleerde hybride aanpak is daarom belangrijk: digitaal waar het kan, met duidelijke alternatieven waar dat nog nodig is.

E-Invoicing werkt pas echt als de keten aansluit

Een toekomstbestendige aanpak draait uiteindelijk om drie zaken: bereikbaarheid, flexibiliteit en controle.

De verzender moet weten of een ontvanger digitaal bereikbaar is, er moet een duidelijk alternatief zijn als dat niet zo is en het moet zichtbaar zijn of de factuur daadwerkelijk is aangekomen. De overstap naar e-Invoicing wordt vaak gezien als een technisch project. De echte maatstaf is echter of een factuur via het juiste kanaal bij de juiste ontvanger terechtkomt en zonder onnodige handmatige stappen kan worden verwerkt

De vraag is daarom niet: kunnen wij e-Invoicing versturen?, maar kunnen onze klanten het ook ontvangen?

Dat bepaalt uiteindelijk of e-Invoicing alleen technisch is ingericht, of daadwerkelijk leidt tot een efficiënter en beter beheersbaar facturatieproces.