De digitale transformatie binnen het bedrijfsleven zet zich in hoog tempo voort, en e-invoicing speelt daarin een steeds belangrijkere rol. Overheden en bedrijven erkennen de voordelen van elektronische facturatie: het verhoogt de efficiëntie, voorkomt fouten en verkleint de kans op btw-fraude. Maar hoe zit het eigenlijk met de verplichtingen rond e-invoicing? Wat moet je nu al doen, en wat verandert er in de komende jaren? In deze blog leggen we uit wat de huidige wetgeving inhoudt en welke Europese richtlijnen eraan komen.
Huidige verplichtingen in Nederland
In Nederland zijn de regels rond e-invoicing de afgelopen jaren steeds strikter geworden, met name in de communicatie met de overheid. Sinds 2011 zijn overheidsdiensten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen via het Digipoort-systeem. Voor leveranciers van de Rijksoverheid geldt vanaf 1 januari 2017 dat zij hun facturen elektronisch moeten aanleveren. Deze verplichting werd op 18 april 2019 uitgebreid naar alle overheden en aanbestedende diensten.
Voor bedrijven die onderling zakendoen (B2B) is e-invoicing op dit moment echter nog niet wettelijk verplicht in Nederland. Hetzelfde geldt voor transacties tussen bedrijven en consumenten (B2C). Toch zijn er signalen dat dit in de toekomst zal veranderen, vooral onder invloed van Europese wetgeving.
Europese ontwikkelingen: ViDA en toekomstige verplichtingen
De Europese Unie werkt momenteel aan een belangrijk wetgevingskader onder de noemer VAT in the Digital Age (ViDA). Deze richtlijn heeft als doel om btw-processen binnen Europa te moderniseren en te digitaliseren. Eén van de belangrijkste pijlers is het verplicht stellen van e-invoicing voor grensoverschrijdende B2B-transacties, met een geplande invoering vanaf 2028.
Op termijn zullen ook nationale B2B-transacties onder deze verplichting vallen. Vanaf 1 juli 2030 wordt verwacht dat e-invoicing en realtime rapportage verplicht worden voor alle bedrijven binnen de EU. Deze Europese koers betekent dat ook Nederlandse bedrijven zich moeten voorbereiden op grootschalige veranderingen in hun facturatieprocessen.
België als voorbeeld: e-invoicing al in 2026 verplicht voor B2B
België loopt voorop binnen Europa. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing daar verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Hierbij wordt het gebruik van het Peppol-netwerk en het UBL-format verplicht gesteld, wat zorgt voor uniforme, gestructureerde gegevensuitwisseling. De Belgische overheid heeft deze transitie al eerder ingezet in de B2G-sector, waar sinds maart 2024 elektronische facturatie verplicht is.
Waarom e-invoicing steeds belangrijker wordt
De voordelen van e-invoicing gaan verder dan alleen tijdwinst. Overheden stimuleren of verplichten het gebruik ervan steeds vaker, vooral om belastingontduiking en btw-fraude tegen te gaan. Ook zorgt het voor snellere betalingen en een verbeterde cashflow. Vooral bij internationale handel, waar verschillende standaarden en systemen samenkomen, helpt e-invoicing om consistent en compliant te blijven. In sectoren zoals zorg, bouw en dienstverlening aan de overheid is e-invoicing al bijna niet meer weg te denken.
Hoe bereid je je organisatie voor op e-invoicing?
Hoewel de verplichting voor B2B-bedrijven nog niet overal geldt, is het verstandig om nu al stappen te zetten richting e-invoicing. Begin met een inventarisatie van je huidige facturatieproces. Maak inzichtelijk welke software je gebruikt, of deze al geschikt is voor het versturen en ontvangen van e-facturen, en of aansluiting op netwerken zoals Peppol mogelijk is. Zorg ervoor dat je medewerkers op de hoogte zijn van de aankomende veranderingen en betrek je IT- of financieel team bij de voorbereiding. Overweeg daarnaast om met een externe specialist of softwarepartner samen te werken om de overstap soepel en compliant te laten verlopen.
Veelgestelde vragen over e-invoicing
Is e-invoicing verplicht in Nederland? Ja, sinds 2019 is e-invoicing verplicht voor facturen aan de overheid. Voor B2B is dit nog niet wettelijk verplicht, maar dit kan binnenkort veranderen door Europese regelgeving.
Voor wie is e-invoicing wettelijk verplicht in Nederland?
E-invoicing is in Nederland verplicht voor alle leveranciers die factureren aan (semi)overheidsinstanties. Sinds 2017 geldt deze verplichting voor de Rijksoverheid en sinds april 2019 ook voor alle andere overheden. Voor transacties tussen bedrijven (B2B) en met consumenten (B2C) is e-invoicing op dit moment nog vrijwillig, maar de verwachting is dat dit verandert onder invloed van Europese regelgeving (ViDA).
Wat zijn de wettelijke eisen aan een e-factuur?
Een e-factuur moet voldoen aan specifieke eisen om als "elektronisch" te gelden in juridische zin. Dat betekent: het moet een gestructureerd formaat zijn (zoals UBL of XML), het moet authenticiteit en integriteit waarborgen, en het moet leesbaar zijn voor zowel mensen als machines. Een PDF per e-mail voldoet dus niet aan deze wettelijke definitie van een e-invoice.
Wat gebeurt er als ik niet voldoe aan de e-invoicing-verplichting?
Indien je verplicht bent e-invoices te versturen aan een overheidsinstantie en dat niet doet, kan je factuur worden geweigerd en niet betaald worden. In de toekomst, als de Europese ViDA-regelgeving in werking treedt, kunnen ook sancties volgen voor niet-naleving, zoals boetes of vertragingen in btw-teruggave. Tijdige aanpassing aan de regelgeving is dus essentieel.
Tot slot
E-invoicing is allang geen verre toekomst meer: het is de nieuwe standaard, en steeds meer organisaties krijgen ermee te maken. Door nu al stappen te zetten richting digitalisering van je facturatieproces, voorkom je last-minute aanpassingen, boetes of inefficiëntie. Meer nog: je versterkt de financiële wendbaarheid van je organisatie en maakt je klaar voor een transparanter, sneller en toekomstbestendig btw-landschap. De vraag is dus niet of e-invoicing verplicht wordt, maar wanneer jij eraan begint.
