KSeF verplicht in Polen per 1 februari 2026: dit moet u nu weten

Vanaf 2026 breekt er een nieuwe era aan voor e-facturatie in Polen: de invoering van KSeF, het nationale elektronische factuursysteem. Deze verandering brengt meer met zich mee dan alleen een nieuw factuurformat. Organisaties moeten processen aanpassen, systemen upgraden en inspelen op wettelijke eisen. In deze blog lees je hoe je je organisatie stap voor stap optimaal voorbereidt.

Wat is KSeF en waarom is het relevant?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) wordt het officiële platform van de Poolse belastingdienst voor het uitwisselen, valideren en archiveren van elektronische facturen. Vanaf 1 februari 2026 is het voor grote bedrijven verplicht, vanaf 1 april 2026 voor het merendeel van de ondernemingen, en vanaf 1 januari 2027 ook voor micro-ondernemers. De invoering is definitief vastgelegd in de Poolse btw-wetgeving.

De fasering op een rij

1. Grotere bedrijven (met omzet > PLN 200 miljoen in 2024) vanaf 1 februari 2026.
2. Overige ondernemingen vanaf 1 april 2026.
3. Micro-ondernemingen (omzet ≤ PLN 10 000 per maand) vanaf 1 januari 2027.

Tijdens deze overgang geldt een versoepelde aanpak: boetes zullen in eerste instantie nog niet direct opgelegd worden, en enkele technische vereisten zijn tijdelijk opgeschort.

Technische voorbereiding: KSeF 2.0 en testomgevingen

Belangrijk om te weten: de eerdere testomgeving (KSeF 1.0) is gesloten. Nieuwe integraties kunnen alleen nog via KSeF 2.0. De planning ziet er als volgt uit:

• 30 september 2025: lancering KSeF 2.0 testomgeving en open API-testing.
• 15 oktober 2025: toegang tot preproductie (DEMO) omgeving.
• 1 november 2025: beschikbaarheid van certificaten en preloading.
• 1 februari 2026: livegang van KSeF 2.0.

Hoe maakt u uw organisatie klaar?

1. Analyseer processen
Breng in kaart welke afdelingen betrokken zijn bij facturatie, denk aan finance, sales en inkoop, en bepaal wie toegang nodig heeft en welke workflows aangepast moeten worden.

2. Pas ERP- en IT-systemen aan
Zorg dat uw factuursystemen KSeF-compatibel zijn, inclusief het vereiste XML-formaat, en dat validatie- en foutafhandelingsprocessen worden ingericht.

3. Autorisatie en beveiliging
Wijs verantwoordelijken aan als KSeF-beheerders. Regel toegang via de juiste middelen zoals tokens, certificaten of elektronische handtekeningen.

4. Test vroeg
Start met testen zodra de KSeF 2.0 testomgeving open is. Gebruik fictieve data om privacy te waarborgen en de onboardingsprocessen te verfijnen.

5. Train medewerkers
Spreid kennis over het nieuwe systeem binnen uw finance-, IT- en salesteam moeten weten hoe KSeF in de praktijk werkt.

6. Richt archivering en audit trails goed in
Zorg dat alle e-facturen veilig, toegankelijk en controleerbaar worden bewaard volgens de nieuwe voorschriften.

KSeF biedt kansen, naast uitdagingen

Hoewel KSeF implementatie vereist, brengt het ook voordelen zoals gestandaardiseerde processen, betere traceerbaarheid en audit-proof archivering. Ook biedt het mogelijkheden om facturatie internationaal makkelijker te koppelen, bijvoorbeeld met Peppol, waardoor grensoverschrijdend zakendoen eenvoudiger wordt.

Samenvattend stappenplan:

1    Identificeer betrokken afdelingen & workflows
2    Beoordeel en upgrade ERP-/facturatiesystemen
3    Regel KSeF-autorisatie en beveiliging
4    Test in KSeF 2.0 testomgeving vanaf september 2025
5    Train medewerkers op de nieuwe processen
6    Implementeer robuuste archivering & audit trail

Door nu al te starten met bovenstaande stappen, voorkomt u last minute problemen en compliance-risico's wanneer KSeF definitief ingaat.

Conclusie

De transitie naar KSeF is een essentiële stap in de digitalisering van facturatie in Polen. Met duidelijke deadlines, nieuwe technologische eisen en organisatorische aanpassingen is voorbereiding cruciaal. Start vandaag nog: analyseer uw systemen, train uw teams en test georganiseerd. Zo zorgt u voor een soepele invoering en profiteert u van de toekomstige voordelen.