Incasso en incassokosten blijven in 2026 een veelbesproken onderwerp binnen het Nederlandse bedrijfsleven. Regelmatig ontstaan discussies over de vraag wanneer incassokosten mogen worden gerekend, hoe hoog deze kosten mogen zijn en welke voorwaarden gelden. Door aangescherpte wetgeving en strengere handhaving is het belangrijker dan ooit om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn kosten die in rekening worden gebracht wanneer een vordering niet tijdig wordt betaald en aanvullende handelingen nodig zijn om betaling af te dwingen. Deze kosten zijn bedoeld als vergoeding voor de buitengerechtelijke werkzaamheden die worden verricht om een openstaande factuur alsnog te innen.
Het gaat hierbij niet om gerechtelijke kosten, zoals griffierechten of kosten van een deurwaarder, maar om kosten in de buitengerechtelijke fase van incasso.
Wettelijk kader voor incassokosten in 2026
Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK)
De basis voor het rekenen van incassokosten ligt in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Deze wet bepaalt:
- Wanneer incassokosten mogen worden gerekend;
- Hoe hoog deze kosten maximaal mogen zijn;
- Welke stappen vooraf verplicht zijn.
Ook in 2026 vormt de WIK het uitgangspunt voor incasso bij zowel consumenten als bedrijven.
Relatie met de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki)
Daarnaast speelt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) een belangrijke rol. Deze wet stelt kwaliteitseisen aan partijen die zich bezighouden met incasso. Alleen geregistreerde incassodienstverleners mogen incassokosten in rekening brengen.
Wanneer mogen incassokosten worden gerekend?
Verzuim als uitgangspunt
Incassokosten mogen pas worden gerekend wanneer sprake is van verzuim. Dit betekent dat de schuldenaar niet heeft betaald binnen de afgesproken betalingstermijn.
Bij zakelijke vorderingen kan verzuim automatisch intreden na het verstrijken van de betalingstermijn. Bij consumenten gelden strengere regels.
Incassokosten bij consumenten
Verplichte 14-dagenbrief
Bij incasso richting consumenten geldt een wettelijke verplichting tot het versturen van een kosteloze aanmaning, ook wel de 14-dagenbrief genoemd. In deze brief moet duidelijk staan:
- Het openstaande bedrag;
- De betalingstermijn van minimaal 14 dagen;
- Het exacte bedrag aan incassokosten dat na deze termijn verschuldigd is.
Zonder een correcte 14-dagenbrief mogen geen incassokosten worden gerekend.
Veelgemaakte fouten
In de praktijk gaat het hier vaak mis door:
- Een te korte betalingstermijn;
- Onduidelijke formuleringen;
- Een onjuist bedrag aan incassokosten.
Deze fouten maken incassokosten juridisch niet afdwingbaar.
Incassokosten bij zakelijke klanten
Andere regels dan bij consumenten
Bij zakelijke incasso gelden minder strikte eisen. Een aparte 14-dagenbrief is niet verplicht, mits:
- Een duidelijke betalingstermijn is overeengekomen;
- In algemene voorwaarden is opgenomen dat incassokosten verschuldigd zijn;
- De schuldenaar in verzuim is.
Toch blijft zorgvuldigheid belangrijk, zeker in het licht van reputatie en klantrelaties.
Hoe hoog mogen incassokosten zijn?
Wettelijke staffel buitengerechtelijke incassokosten (WIK)
De hoogte van incassokosten is in Nederland wettelijk vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Deze staffel is ook in 2026 ongewijzigd van kracht en mag niet worden overschreden bij consumenten en natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
De wettelijk toegestane incassokosten
| Hoofdsom (openstaande vordering) | Percentage incassokosten | Maximale incassokosten per schijf |
|---|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% | € 375 |
| Over de volgende € 2.500 | 10% | € 250 |
| Over de volgende € 5.000 | 5% | € 250 |
| Over de volgende € 190.000 | 1% | € 1.900 |
| Over het meerdere boven € 200.000 | 0,5% | Geen vast maximum |
Minimum incassokosten: € 40 (bij consumenten, ongeacht de hoofdsom)
Maximum incassokosten: € 6.775
Deze staffel geldt uitsluitend voor buitengerechtelijke incasso. Gerechtelijke kosten vallen hier niet onder.
Voorbeeldberekening
Bij een openstaande vordering van € 1.000 bedragen de maximaal toegestane incassokosten:
15% van € 1.000 = € 150
Bij een vordering van € 4.000:
- 15% over € 2.500 = € 375
- 10% over € 1.500 = € 150
Totaal incassokosten: € 525
Afwijken van deze bedragen is wettelijk niet toegestaan bij consumenten.
Wettelijke staffel
De WIK bepaalt een maximale staffel voor incassokosten. Deze staffel geldt ook in 2026 en is gebaseerd op een percentage van de hoofdsom, met een wettelijk minimum en maximum.
Globaal geldt:
- 15% over de eerste € 2.500;
- Aflopende percentages bij hogere vorderingen;
- Een minimum van € 40 bij consumenten.
Afwijken van deze staffel is niet toegestaan bij consumenten en slechts beperkt mogelijk bij zakelijke incasso.
Wanneer mogen geen incassokosten worden gerekend?
Incassokosten zijn niet toegestaan wanneer:
- Geen sprake is van verzuim;
- Geen correcte aanmaning is verstuurd (bij consumenten);
- Het incassobureau niet is geregistreerd;
- De kosten hoger zijn dan wettelijk toegestaan.
In deze gevallen kan incasso alsnog plaatsvinden, maar zonder het verhalen van incassokosten.
Incasso, proportionaliteit en zorgplicht
Meer dan alleen juridische regels
In 2026 speelt proportionaliteit een steeds grotere rol binnen incasso. De vraag is niet alleen of incassokosten juridisch zijn toegestaan, maar ook of deze redelijk en uitlegbaar zijn. Dit betekent onder meer geen onnodige kostenverhoging, duidelijke communicatie en aandacht voor betalingsregelingen. Incasso wordt daarmee steeds vaker onderdeel van verantwoord debiteurenbeheer.
Gevolgen van onterecht rekenen van incassokosten
Het onjuist rekenen van incassokosten kan leiden tot:
- Afwijzing door de rechter;
- Klachten en toezichthandhaving;
- Reputatieschade;
- Vertraging in het incassotraject.
Praktische aandachtspunten voor incasso in 2026
- Zorg voor duidelijke betaalafspraken vooraf;
- Controleer standaardbrieven en processen;
- Werk samen met geregistreerde incassopartners;
- Houd rekening met wetgeving én redelijkheid.
Deze aandachtspunten dragen bij aan voorspelbare en juridisch houdbare incasso.
Conclusie
De vraag wanneer incassokosten mogen worden gerekend in 2026 is duidelijk wettelijk omlijnd, maar vraagt in de praktijk om zorgvuldige toepassing. Incasso vereist kennis van regelgeving, aandacht voor proportionaliteit en heldere communicatie. Door incassokosten correct en transparant toe te passen, worden juridische risico’s beperkt en blijft het incassoproces effectief en professioneel.
