Hoewel het misschien nog ver weg lijkt, luidt de uitbetaling van het vakantiegeld de aanloop naar de vakantieperiode in. Voor velen betekent dit tijd voor rust en ontspanning, maar voor ondernemers is dit juist een moment om waakzaam te zijn.
De realiteit is: uw cashflow kent geen zomervakantie. En betalingsachterstanden ontstaan vaak stilletjes tijdens deze ‘rustige’ maanden om pas na de zomer zichtbaar te worden in een verstoorde liquiditeitspositie. Juist daarom is het verstandig om nú vooruit te denken. Met deze 4 praktische tips zorgt u ervoor dat openstaande facturen ook in de zomerperiode de aandacht krijgen die ze verdienen.
1. Begin met inzicht: zorg voor een actueel en gestructureerd debiteurenoverzicht
Begin met het opschonen van uw debiteurenadministratie. Zorg dat u over een actueel overzicht beschikt van openstaande facturen, inclusief betalingstermijnen en risicoprofielen op het moment dat uw vakantie start. Richt u daarbij specifiek op:
-
De vervaltermijn van uw facturen;
-
Klanten met een historisch lage betaaldiscipline;
-
Dossiers die al meerdere keren zijn aangemaand zonder resultaat.
Maak hierop een prioriteitenlijst. Facturen met een vervaldatum tijdens of vlak na de zomer vormen een groter risico op vertraging, omdat verantwoordelijken tijdelijk afwezig zijn of goedkeuringen blijven liggen. Een dergelijke analyse stelt u in staat om gericht en tijdig te handelen.
2. Communiceer proactief met uw (zakelijke) relaties
In veel gevallen ontstaan betalingsachterstanden niet uit onwil, maar door onduidelijkheid of afwezigheid van beslissingsbevoegde contactpersonen. Een tijdige, vriendelijke en doch duidelijke betalingsherinnering en telefonische actie voorafgaand aan de zomervakantie kan dit voorkomen. Wij adviseren om uw relaties te informeren over:
-
De stand van zaken rondom openstaande facturen;
-
De verwachte betaaldatum of betalingsdatum;
-
De beschikbaarheid van uw organisatie tijdens de zomer.
Deze proactieve benadering wordt doorgaans gewaardeerd en draagt bij aan een voorspelbaar betaalgedrag.
3. Waarborg continuïteit via een professionele incassopartner
Wanneer de bezetting binnen uw organisatie tijdelijk afneemt, is het van belang dat de uitbestedingsgrens gehandhaafd blijft (het moment van overdracht naar uw incassopartner). Door tijdig een ervaren incassopartner in te schakelen, blijven lopende dossiers actief en wordt betalingsopvolging niet onderbroken.
Dit voorkomt onnodige vertraging en draagt bij aan een constante stroom van inkomende betalingen, ook tijdens vakantieperiodes. Een externe partij biedt bovendien de zekerheid dat uw debiteuren professioneel en consistent worden benaderd, ongeacht uw interne beschikbaarheid.
Wilt u vrijblijvend sparren over uw personeelsbehoefte of tijdelijk inzetbare expertise? Wij denken graag met u mee. Neem een kijkje op onze website voor onze beschikbare experts.
4. Automatiseer en borg uw debiteurenbeheer
Een solide debiteurenbeheerproces vraagt om continuïteit, ook wanneer medewerkers met vakantie zijn. Moderne boekhoud- en debiteurenbeheersystemen bieden vaak de mogelijkheid om herinneringen en aanmaningen automatisch te versturen. Door deze functies in te zetten, blijft de opvolging van openstaande facturen gewaarborgd, zonder dat dit afhankelijk is van personele bezetting.
Werkt uw organisatie (deels) handmatig? Zorg dan voor een heldere interne overdracht. Wijs tijdig iemand aan die verantwoordelijk is voor de opvolging tijdens afwezigheid van vaste contactpersonen. Zo voorkomt u stilstand, blijft het betaalgedrag van klanten onder controle en behoudt u grip op uw cashflow, ook in de zomermaanden.
Conclusie
De zomerperiode hoeft geen belemmering te vormen voor effectief debiteurenbeheer. Door tijdig de juiste maatregelen te treffen, voorkomt u vertragingen, bewaakt u de cashflow en verstevigt u de financiële positie van uw organisatie.
Wilt u weten hoe BVCM u kan ondersteunen in het zomerproof maken van uw debiteurenbeheer of hoe u uw debiteurenbeheerproces efficiënter kunt inrichten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten adviseren u graag over een efficiënte en structurele aanpak, passend bij uw organisatie.
Liever direct aan de slag? Dien vandaag nog een incassodossier in via https://www.bvcm.com/nl/incassodossier-indienen
