Een koninklijk besluit van 14 juli 2025 bevestigt het juridische en technische kader voor het verplichte b2b e-facturatiesysteem in België, dat ingaat op 1 januari 2026. Het besluit behandelt factuurformaten, verzendmethoden, afrondingsregels en sancties bij overtredingen.
Verplichte gestructureerde e‑facturatie
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle facturen tussen btw-geregistreerde en in België gevestigde bedrijven worden opgesteld in een gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Dit omvat het gebruik van het Peppol BIS UBL-formaat.
Peppol als standaard transmissiekanaal
Peppol is de standaardmethode voor het verzenden en ontvangen van e-facturen. Bedrijven kunnen een ander EN 16931-conform formaat afspreken, maar alleen als beide partijen instemmen én de Peppol-capaciteit behouden blijft.
Technische gereedheid vereist
Alle betrokken bedrijven moeten technisch in staat zijn om facturen te verzenden en ontvangen via Peppol, ook wanneer ze met partners een ander formaat gebruiken. Dit waarborgt een uniforme naleving.
Alleen afronding op het totaalbedrag
Gestructureerde facturen moeten de btw enkel afronden op het totaalbedrag. Afronding per regel is niet langer toegestaan. Bedrijven moeten hun facturatiesystemen hierop aanpassen.
Boetes bij niet‑naleving
Het koninklijk besluit introduceert een vaste administratieve boete bij het ontbreken van Peppol-capaciteit:
- € 1.500 bij de eerste overtreding.
- € 3.000 bij de tweede overtreding.
- € 5.000 bij volgende overtredingen.
Herhaalde boetes kunnen pas na minstens drie maanden worden opgelegd. Andere btw-gerelateerde sancties blijven van kracht.
Toepassingsgebied en toekomstige verplichtingen
De regels gelden voor alle in België gevestigde en btw-geregistreerde bedrijven. Niet-gevestigde belastingplichtigen zijn voorlopig uitgezonderd, maar kunnen vanaf 2028 worden betrokken bij het geplande e-reporting. Dit koninklijk besluit vormt ook de basis voor de toekomstige Belgische btw-rapportage in realtime, gepland vanaf 2028.
Belangrijkste punten:- Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2026 B2B-facturen gestructureerd via Peppol verzenden en ontvangen.
- Peppol-capaciteit is verplicht, ook als alternatieve formaten worden gerbuikt.
- Peppol-capaciteit is verplicht, ook als alternatieve formaten worden gebruikt.
- Btw mag alleen op het totaalbedrag worden afgerond.
- Boetes van € 1.500 tot € 5.000 bij niet-naleving.
- Niet-gevestigde btw-plichtigen voorlopig uitgezonderd.
- Realtime e-reporting wordt verwacht vanaf 2028.
Aanvullende bronnen
Het volledige koninklijk besluit, gepubliceerd op 14 juli 2025, bevat alle juridische verplichtingen voor Belgische bedrijven. Het is vooral relevant voor financiële teams, IT-afdelingen en compliance officers die zich voorbereiden op de invoering in 2026. Je kunt het hier downloaden (in het Nederlands).
