Het Duitse ministerie van Financiën (BMF) heeft de Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) bijgewerkt. Deze wijziging gaat vooraf aan de verplichte b2b e facturatie vanaf 1 januari 2025 en brengt de eisen voor digitale archivering in lijn met gestructureerde e facturatie.
Een belangrijke verduidelijking is dat de XML component van een gestructureerde e factuur, inclusief hybride formaten zoals zugferd, het juridisch relevante element is voor archivering. Als uit de XML een leesbare grafische weergave kan worden gegenereerd, hoeven bedrijven geen aparte pdf-versie te bewaren.
De wijziging benadrukt ook dat het oorspronkelijke bestandsformaat van een ontvangen factuur moet worden bewaard. Zelfs als de factuur voor interne verwerking wordt geconverteerd, moet het originele bestand in het archief blijven om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen.
Deze update geeft bedrijven duidelijkere richtlijnen voor het verwerken en archiveren van e facturen binnen de kaders van de gobd en helpt hen zich voor te bereiden op de snel naderende e facturatieplicht.
De volledige tekst van de wijziging staat op de website van het bmf: GoBD tweede wijziging (pdf).
Belangrijkste punten
- Vanaf 1 januari 2025 wordt b2b e facturatie verplicht in Duitsland.
- De XML is het juridisch relevante element voor het archiveren van gestructureerde e-facturen.
- Er is geen aparte pdf opslag nodig als een visuele weergave uit de XML kan worden gegenereerd.
- Het oorspronkelijke bestandsformaat moet altijd worden gearchiveerd, ook na conversie.
- Bedrijven doen er goed aan hun archiveringsprocessen te herzien om aan de GoBD te voldoen.
Aanvullende informatie
Het officiële bmf document is relevant voor financiële administratie, compliance officers, ERP managers en IT-teams die verantwoordelijk zijn voor factuurverwerking en archivering. Lees de volledige tekst hier: Download de GoBD wijziging (pdf)
