Stel je voor: je levert een dienst aan een gemeente of ministerie, stuurt netjes een factuur, en krijgt deze na twee weken teruggestuurd. Waarom? Omdat het geen e-factuur was. Veel ondernemers denken dat een pdf via e-mail voldoende is, maar de overheid stelt strengere eisen.
Als je zaken doet met overheidsinstellingen, ben je verplicht om je facturen elektronisch aan te leveren in een specifiek formaat. Dit zogeheten e-factureren aan de overheid klinkt technisch, maar hoeft dat zeker niet te zijn. In dit artikel ontdek je wat e-factureren inhoudt, waarom het verplicht is, en hoe je het correct toepast zodat je sneller betaald krijgt en boetes voorkomt.
Wat is e-factureren aan de overheid?
E-factureren betekent dat je een factuur digitaal aanlevert in een gestructureerde bestandsvorm, meestal een zogenoemde UBL (Universal Business Language). In tegenstelling tot een pdf, kan een UBL-factuur direct worden verwerkt in de systemen van de ontvanger zonder handmatig werk. Voor overheden is dit efficiënter, veiliger en minder foutgevoelig. Meer weten over het voorkomen van fouten in je facturen? Lees dan de blog: Fouten in je facturen voorkomen: 5 voordelen van e-invoicing.
In Nederland is e-factureren aan (semi-)overheidsorganisaties verplicht sinds 2019. Het gaat dan om facturen voor geleverde diensten of producten aan bijvoorbeeld ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen. De Nederlandse overheid ontvangt deze facturen via het beveiligde Peppol-netwerk, een Europese standaard voor elektronische documentuitwisseling.
Waarom is het belangrijk?
Voor ondernemers is het belangrijk om te weten dat een standaard pdf-factuur niet meer volstaat als je met de overheid samenwerkt. Het risico op afkeuring of vertraging is groot als je geen e-factuur verstuurt. Bovendien leidt e-facturatie tot snellere betalingen en minder fouten in de administratie. Het maakt je organisatie bovendien toekomstbestendig, want steeds meer bedrijven stappen vrijwillig over op deze manier van factureren.
Praktische toepassingen van e-factureren
E-facturatie komt in de praktijk op veel manieren voor. Denk aan een zelfstandige consultant die voor een gemeente werkt, of een ICT-bedrijf dat apparatuur levert aan een ministerie. In zulke gevallen verwacht de overheidsorganisatie een factuur in UBL-formaat, verzonden via Peppol of een speciaal leveranciersportaal.
Een concreet voorbeeld: stel je bent een zzp’er en je ontwikkelt een communicatiestrategie voor een gemeentelijke dienst. Na oplevering stuur je een factuur via je boekhoudpakket. Dankzij een Peppol-koppeling wordt deze automatisch als e-factuur verzonden, inclusief het juiste inkoopordernummer. De gemeente ontvangt en verwerkt de factuur direct, wat de betaling versnelt.
Een ander scenario: je runt een mkb-bedrijf dat hardware verkoopt. Na levering aan een ministerie vraagt men je om te factureren via Digipoort, het centrale portaal van de overheid. Je uploadt een UBL-bestand en zorgt ervoor dat alle gevraagde referenties juist zijn ingevuld. Ook hier verloopt de verwerking vlot.
Hoe pas je e-factureren in de praktijk toe?
E-factureren aan de overheid begint met het controleren van je boekhoudsysteem. De meeste moderne softwarepakketten, zoals Exact, e-Boekhouden of Moneybird, ondersteunen inmiddels het versturen van e-facturen via Peppol. Vaak hoef je alleen maar de juiste instellingen te activeren of een koppeling te leggen met een gecertificeerd access point.
Daarna is het essentieel om bij je overheidsklant na te vragen welk inkoopnummer of referentie je op de factuur moet vermelden. Overheden weigeren namelijk regelmatig facturen zonder dit soort gegevens.
Vervolgens verzend je de e-factuur via het daarvoor bedoelde kanaal. Dat kan Peppol zijn, maar soms gebruikt de instantie een eigen leveranciersportaal of vraagt men om gebruik van Digipoort. Wanneer je alles goed instelt, is het versturen nauwelijks ingewikkelder dan een gewone factuur.
Veelgemaakte fouten bij e-facturatie
Een veelvoorkomende vergissing is het aanleveren van een pdf in plaats van een echte e-factuur. Hoewel de factuurinhoud misschien correct is, wordt deze vaak niet geaccepteerd omdat hij niet automatisch verwerkbaar is.
Ook het vergeten van het juiste referentienummer komt geregeld voor. Zonder dit nummer kan de ontvanger jouw factuur niet koppelen aan een inkooporder, wat leidt tot vertraging of afwijzing.
Soms gebruiken ondernemers software die geen ondersteuning biedt voor UBL of Peppol. Hierdoor komt de factuur niet op de juiste manier aan, of moet je handmatig gaan converteren iets wat niet alleen tijdrovend is, maar ook foutgevoelig.
Door vooraf te checken of je software geschikt is, en altijd te communiceren met je opdrachtgever over de juiste factuurgegevens, voorkom je deze problemen eenvoudig.
De toekomst van e-factureren: richting 100% digitaal
De trend is duidelijk: e-factureren beperkt zich niet langer tot de overheid. Steeds meer bedrijven implementeren het als standaard binnen hun eigen processen. Europa werkt aan bredere regelgeving, waaronder de initiatieven onder het programma ViDA (VAT in the Digital Age), waarmee ook btw-afhandeling straks digitaal en realtime zal verlopen.
De verwachting is dat e-facturatie op termijn de norm wordt in zowel B2G (business-to-government) als B2B-relaties. Wie zich nu al aanpast, loopt straks voorop.
Conclusie: bereid je goed voor op e-facturatie
E-factureren aan de overheid is niet alleen verplicht, het is ook een kans om je processen te verbeteren. Door gebruik te maken van de juiste software, duidelijke communicatie met je opdrachtgever en aansluiting op Peppol, kun je foutloos en snel factureren.
Je voorkomt afkeuringen, versnelt je betalingen en sluit naadloos aan op de eisen van vandaag en morgen.
Wil je zeker weten dat je e-facturatie goed is ingericht? Laat je adviseren, probeer een demo van een geschikt systeem, of vraag je boekhouder naar de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen over e-factureren aan de overheid
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf-factuur?
Een e-factuur is een digitaal bestand in XML-formaat (meestal UBL), dat automatisch kan worden verwerkt. Een pdf moet handmatig worden ingelezen, en voldoet dus niet aan de eisen van overheidsinstanties.
Is e-facturatie verplicht voor alle ondernemers?
Nee, alleen als je levert aan een (semi-)overheidsinstantie. Maar ook in het bedrijfsleven wordt e-facturatie steeds vaker gebruikt.
Hoe kan ik facturen versturen via Peppol?
Dat kan via een boekhoudpakket met Peppol-koppeling of via een access point. De meeste moderne pakketten ondersteunen dit standaard.
Wat moet er op een e-factuur staan?
Naast de gebruikelijke gegevens zoals je KvK-nummer en btw, eisen overheden vaak een inkoopordernummer of kostenplaats. Zonder dit wordt de factuur mogelijk geweigerd.
Kan ik ook zonder boekhoudsoftware e-factureren?
Ja, via leveranciersportalen zoals Digipoort kun je handmatig e-facturen indienen. Dit is vooral handig bij incidentele opdrachten.
