In de snel digitaliserende wereld van vandaag stappen steeds meer bedrijven over op e-Invoicing oftewel elektronische facturatie. Het belooft minder fouten, snellere betalingen, minder papierwerk en efficiëntere processen. Maar wat kost e-Invoicing eigenlijk?
In deze blog wordt uitgelegd welke kosten je kunt verwachten, hoe ze worden opgebouwd en waar je op moet letten bij het kiezen van een e-Invoicing oplossing.
De belangrijkste kostenposten
De kosten van e-Invoicing kunnen sterk variëren, afhankelijk van de leverancier, het type bedrijf en het volume van de facturen. De meest voorkomende kostencomponenten staan hieronder beschreven:
- Implementatiekosten
Bij de start betaal je vaak eenmalige opstart- of implementatiekosten. Denk aan:
- Aansluiting op een e-Invoicingplatform of Peppol-netwerk
- Inrichting van koppelingen met je ERP-, boekhoud- of facturatiesysteem
- Training of onboarding
Indicatie: €250 – €2.000 eenmalig
- Maandelijkse abonnementskosten
Veel e-Invoicing aanbieders werken met een abonnementsmodel. Dit kan gebaseerd zijn op:
- Aantal verzonden/ontvangen facturen
- Aantal gebruikers of vestigingen
- Functionaliteiten (zoals archivering, monitoring, compliance)
Indicatie: €10 – €300 per maand
- Kosten per factuur (transactiekosten)
Bij sommige aanbieders betaal je per verzonden of ontvangen e-factuur, vooral bij pay-per-use modellen.
Indicatie: €0,10 – €0,50 per factuur
- Koppelingen met andere systemen
Als je een maatwerkkoppeling nodig hebt met je ERP of boekhoudpakket, kunnen er extra integratiekosten bijkomen.
Indicatie: €500 – €5.000 eenmalig, afhankelijk van complexiteit
Zijn er ook besparingen?
Hoewel e-Invoicing op het eerste gezicht kosten met zich meebrengt, levert het op de lange termijn juist aanzienlijke besparingen op. Doordat facturen automatisch worden verwerkt, bespaar je flink op handmatige handelingen, wat resulteert in minder arbeidsuren en een lager risico op menselijke fouten. Ook hoeven fouten en onvolledigheden minder vaak handmatig gecorrigeerd te worden, wat extra tijd en frustratie bespaart. Bovendien worden facturen vaak sneller betaald, omdat ze direct en correct in het systeem van de ontvanger terechtkomen. En niet onbelangrijk: er is geen papier, printwerk of postverzending meer nodig. Alles bij elkaar opgeteld kunnen bedrijven tot wel €6 tot €9 per factuur besparen, wat zich al snel vertaalt naar duizenden euro’s per jaar zeker bij grotere volumes.
Waar moet je op letten?
Bij het kiezen van een e-Invoicing oplossing is het belangrijk om niet alleen naar de prijs te kijken, maar vooral naar de totaaloplossing. Controleer of de aanbieder Peppol-gecertificeerd is, zodat je voldoet aan internationale standaarden voor veilige en betrouwbare elektronische facturatie. Kijk daarnaast goed naar de integratiemogelijkheden met je bestaande systemen zoals je boekhoudpakket of ERP-software, om dubbele invoer en fouten te voorkomen. Denk ook na over de schaalbaarheid: kies voor een oplossing die meegroeit met je bedrijf en eenvoudig kan worden uitgebreid. Verder is het raadzaam om de kwaliteit van de klantenservice te beoordelen en te checken of er sprake is van verborgen kosten, zoals extra kosten voor support, updates of het toevoegen van gebruikers. Een weloverwogen keuze zorgt ervoor dat je niet alleen kosten bespaart, maar ook je facturatieproces toekomstbestendig maakt.
Wil je meer weten over het koppelen van e-Invoicing aan je ERP-systeem? Lees dan de blog ‘E-Invoicing koppelen aan je ERP-systeem: zo pak je het aan’.
Conclusie
E-Invoicing vraagt om een initiële investering, maar biedt op termijn forse besparingen en procesverbetering. Door goed te kijken naar de kostenstructuur en naar de praktische toepasbaarheid, kun je een oplossing kiezen die jouw bedrijf helpt digitaliseren en professionaliseren.
Wil je weten welke e-Invoicing oplossing het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact op of vraag een vrijblijvende demo aan.
