Duitsland zet een grote stap richting e-Invoicing digitalisering

Met de invoering van verplichte elektronische facturatie (e-Invoicing) voor B2B-transacties verandert er de komende jaren veel voor bedrijven die actief zijn op de Duitse markt. De deadlines in 2027 en 2028 lijken misschien nog ver weg, maar de eerste verplichtingen zijn al van kracht en vragen om tijdige voorbereiding.

Ministers Marcin Łoboda en Zbigniew Stawicki benadrukten dat KSeF een essentieel onderdeel vormt van de bredere digitaliseringsstrategie van Polen. Het systeem moet een langdurige basis bieden voor modernisering van fiscale rapportage en facturatieprocessen.

Waarom Duitsland deze stap zet

De nieuwe regels komen voort uit de Duitse Growth Opportunities Act (Wachstumschancengesetz). Het doel is duidelijk: belastingprocessen moderniseren, administratieve lasten verlagen en btw-fraude effectiever bestrijden. Door te werken met gestructureerde elektronische facturen kan de overheid transacties beter controleren en kunnen bedrijven facturen automatisch verwerken. Dat betekent minder handmatig werk, minder fouten en meer transparantie.

Een e-factuur is géén PDF

Veel bedrijven denken dat ze al digitaal factureren omdat ze een PDF per e-mail versturen. Maar dat is niet wat Duitsland bedoelt. Een echte e-factuur is een gestructureerd elektronisch bestand dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Het gaat om data die direct door software kan worden ingelezen en verwerkt, zonder menselijke tussenkomst.

In Duitsland worden vooral formaten zoals XRechnung en ZUGFeRD gebruikt. XRechnung is volledig gebaseerd op XML en gericht op automatische verwerking. ZUGFeRD combineert een leesbare PDF met geïntegreerde gestructureerde data. Beide voldoen aan de Europese standaard en passen binnen bredere digitaliseringsinitiatieven zoals VAT in the Digital Age (ViDA).

De verplichting komt in fases

De invoering gebeurt stapsgewijs. Inmiddels moeten bedrijven in Duitsland al in staat zijn om e-facturen te ontvangen. Daarna volgt de verplichting om e-facturen te versturen, eerst voor grotere ondernemingen en vervolgens voor alle bedrijven. Uiteindelijk verdwijnen papieren facturen en standaard PDF-facturen als reguliere optie binnen het Duitse B2B-verkeer.

Voor bedrijven die zaken doen met Duitse klanten of leveranciers betekent dit dat hun huidige manier van factureren mogelijk niet meer voldoende is.

Wat betekent dit voor organisaties?

Als jouw organisatie actief is op de Duitse markt, moet je systemen hebben die e-facturen correct kunnen ontvangen, verwerken en afhankelijk van de situatie ook kunnen verzenden volgens de juiste standaard. Daarnaast geldt in Duitsland een digitale bewaarplicht van doorgaans tien jaar voor facturen.

Afwachten is geen strategie. Organisaties die hun processen nu aanpassen, zorgen niet alleen dat ze compliant zijn, maar profiteren ook van efficiëntere administratieve workflows. Minder handmatige verwerking betekent snellere betalingen, minder fouten en betere controle over financiële processen.

Van verplichting naar strategisch voordeel

De Duitse e-factuurverplichting is geen kleine administratieve wijziging, maar een fundamentele verandering in hoe bedrijven factureren. Wie zich tijdig voorbereidt, voorkomt niet alleen dat facturen worden geweigerd, maar kan deze transitie gebruiken om processen te optimaliseren en kosten te besparen.

De vraag is dus niet óf deze verandering impact heeft, maar of jouw organisatie er op tijd klaar voor is.