KSeF in Polen: duidelijkheid over boetes, planning en consultatie

Op 16 januari organiseerde het Poolse Ministerie van Financiën een persconferentie over het Nationale e-invoicing systeem KSeF (Krajowy System e-Faktur). Tijdens deze sessie gaf het ministerie aanvullende toelichting op de implementatie van verplichte gestructureerde elektronische facturatie en werden belangrijke zorgen vanuit bedrijven en softwareleveranciers besproken.

Ministers Marcin Łoboda en Zbigniew Stawicki benadrukten dat KSeF een essentieel onderdeel vormt van de bredere digitaliseringsstrategie van Polen. Het systeem moet een langdurige basis bieden voor modernisering van fiscale rapportage en facturatieprocessen.

Resultaten publieke consultatie verwerkt

Een van de belangrijkste punten uit de persconferentie was de verwerking van feedback uit de markt. Volgens het ministerie is ongeveer 98% van alle ingediende opmerkingen uit de publieke consultatie meegenomen in de huidige versie van KSeF.

Dit signaal is relevant voor organisaties die twijfelen over de stabiliteit van de regelgeving en technische specificaties. De overheid wil hiermee laten zien dat KSeF verder wordt ontwikkeld in samenwerking met het bedrijfsleven, met duidelijke focus op de overgang naar KSeF 2.0.

Geen boetes tot eind 2026

Een cruciale verduidelijking betreft de handhaving. Het Poolse Ministerie van Financiën heeft bevestigd dat er tot en met eind 2026 geen boetes worden opgelegd voor onjuist gebruik van KSeF.

Deze tijdelijke versoepeling biedt bedrijven ruimte om:

• Interne processen aan te passen
• ERP-integraties te verbeteren
• Datakwaliteit te optimaliseren
• Testfases gecontroleerd uit te voeren
  
  

Overheid zet in op ondersteuning en gefaseerde invoering

De persconferentie liet ook zien dat Polen inzet op een gefaseerde invoering, waarbij ondersteuning voor bedrijven centraal staat. De boetevrije periode moet vroege adoptie stimuleren en voorkomt dat organisaties direct worden geconfronteerd met sancties tijdens de implementatie.

Tegelijk erkent de overheid dat de overstap naar KSeF een aanzienlijke impact heeft op bestaande facturatiestromen en administratieve workflows.

Wat betekent dit voor bedrijven?

Hoewel boetes tijdelijk zijn uitgesteld, blijft KSeF een verplicht systeem dat een grote invloed heeft op dagelijkse facturatieprocessen. Organisaties doen er verstandig aan om de overgangsperiode actief te gebruiken om systemen en processen tijdig gereed te maken.

Wie te lang wacht, loopt het risico op operationele verstoringen zodra KSeF volledig onderdeel wordt van standaard bedrijfsvoering.

Belangrijkste aandachtspunten voor de komende periode

Bedrijven die actief zijn in Polen moeten rekening houden met de volgende punten:

• Benader KSeF als een structurele procesverandering, niet als een tijdelijke compliance-actie
• Gebruik 2026 als test- en stabilisatiejaar voor factuurstromen en interne controles
• Zorg dat factuurinhoud en datakwaliteit voldoen aan KSeF-vereisten
• Stem tijdig af met ERP- en e-invoicingpartners over technische implementatie en roadmap
  
  

Conclusie

De persconferentie van 16 januari brengt meer duidelijkheid over de richting van KSeF. Met de bevestiging dat boetes pas na 2026 worden toegepast en dat marktfeedback grotendeels is verwerkt, geeft het Poolse Ministerie van Financiën bedrijven extra ruimte om de overgang gecontroleerd door te voeren.

Toch blijft de boodschap duidelijk: KSeF wordt de standaard voor elektronische facturatie in Polen, en organisaties die nu starten met voorbereiding voorkomen problemen later in het traject.