Veel ondernemers krijgen er wel eens te maken, met klanten die niet op tijd betalen. Een goed opgesteld incassotraject begint niet bij de eerste herinnering, maar veel eerder namelijk, bij je algemene voorwaarden. Met heldere en juridisch sluitende voorwaarden versterk je je positie als leverancier en voorkom je onduidelijkheden die incassoprocedures kunnen vertragen of bemoeilijken.
Waarom zijn algemene voorwaarden zo belangrijk?
Algemene voorwaarden zijn de spelregels van jouw samenwerking met klanten. Ze bepalen onder andere hoe en wanneer er betaald moet worden, wat er gebeurt bij wanbetaling en welke stappen je mag zetten als betaling uitblijft. Zonder duidelijke afspraken kun je bij een incassotraject onnodige obstakels tegenkomen, zoals discussies over betaaltermijnen of bijkomende kosten.
1. Benoem expliciet de betalingstermijn
Zorg dat je betalingstermijn helder en specifiek is. Bijvoorbeeld:
“Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan.”
Vermijd vage formuleringen als “betaling dient tijdig plaats te vinden”. Bij voorkeur hanteer je een korte betalingstermijn (14 of 21 dagen), zodat je sneller kunt handelen bij uitblijvende betaling.
2. Leg vast welke herinnerings- en aanmaningsprocedure je hanteert
Benoem of je eerst een herinnering stuurt en wanneer een aanmaning volgt. Ook kun je aangeven dat er na het verstrijken van de betalingstermijn automatisch een incassotraject kan worden gestart. Zo weet je klant dat jij niet eindeloos blijft wachten.
3. Neem rente en incassokosten op
Zodra de klant te laat betaalt, heb je (zeker bij zakelijke klanten) recht op wettelijke rente en kun je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Dit moet wel vooraf zijn vastgelegd:
“Bij niet-tijdige betaling is de klant zonder nadere ingebrekestelling wettelijke handelsrente verschuldigd, evenals buitengerechtelijke incassokosten conform de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.”
4. Zorg dat je voorwaarden juridisch correct en actueel zijn
Laat je algemene voorwaarden controleren door een jurist of gespecialiseerd bureau. Verouderde of onduidelijke clausules kunnen ervoor zorgen dat je minder sterk staat bij een incassoprocedure. Let ook op wijzigingen in wetgeving, zoals de regels rond consumentenbescherming of internationale transacties.
5. Maak gebruik van een eigendomsvoorbehoud
Een eigendomsvoorbehoud stelt dat je geleverde goederen pas eigendom van de klant worden na volledige betaling. Dit kun je in een incassotraject extra drukmiddelen geven: je kunt dan je spullen terugvorderen als betaling uitblijft.
6. Zorg voor rechtsgeldige acceptatie
Algemene voorwaarden zijn alleen van kracht als ze op de juiste manier zijn overeengekomen. Dat betekent:
-
Je moet ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst verstrekken.
-
De klant moet een redelijke kans hebben gehad om ze te lezen.
-
Bij online transacties moet de klant ze expliciet kunnen inzien en accepteren.
7. Benoem de bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
In geval van een conflict of juridische procedure wil je niet voor verrassingen komen te staan. Door in je voorwaarden aan te geven welke rechtbank bevoegd is en welk recht van toepassing is, voorkom je dat je ongewild in een ander land of rechtsgebied moet procederen.
Samengevat
Goede algemene voorwaarden zijn je eerste verdedigingslinie in het geval van wanbetaling. Ze:
-
Verkorten de duur van het incassotraject
-
Verhogen je kans op succesvolle incasso
-
Verminderen het risico op juridische geschillen
Wil je incassotrajecten soepeler laten verlopen? Begin dan bij de basis: stel je algemene voorwaarden scherp op, laat ze juridisch controleren en communiceer ze proactief en correct bij elke transactie.
