Hoe e-facturatie compliance assessments werken

Elektronische facturatie is voor veel organisaties niet langer een keuze, maar een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Door de toenemende digitalisering en de ontwikkeling van Europese regelgeving nemen ook de eisen aan e-facturatie toe. Organisaties die facturen uitwisselen met bedrijven of overheden moeten niet alleen beschikken over de juiste technologie, maar ook kunnen aantonen dat hun processen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Een e-facturatie compliance assessment helpt organisaties om inzicht te krijgen in de mate waarin hun facturatieprocessen compliant zijn. In dit artikel leest u wat een compliance assessment inhoudt, hoe het verloopt en welke onderdelen worden beoordeeld.

Wat is e-facturatie compliance?

E-facturatie compliance betekent dat een organisatie elektronische facturen verwerkt volgens de geldende wet- en regelgeving, technische standaarden en interne beheersingsmaatregelen. Daarbij gaat het niet alleen om het verzenden en ontvangen van digitale facturen, maar ook om de betrouwbaarheid, veiligheid en controleerbaarheid van het volledige facturatieproces.

Voor organisaties die actief zijn in zowel B2B als B2G facturatie is compliance extra belangrijk. Verschillende opdrachtgevers en overheidsinstanties stellen namelijk specifieke eisen aan de manier waarop elektronische facturen worden uitgewisseld, verwerkt en gearchiveerd.

Wat is een e-facturatie compliance assessment?

Een e-facturatie compliance assessment is een onafhankelijke beoordeling van de processen, systemen en interne controles rondom elektronische facturatie. Het doel is om vast te stellen in hoeverre de organisatie voldoet aan de relevante regelgeving en waar eventuele risico's of verbeterpunten aanwezig zijn.

In tegenstelling tot een financiële audit, die vaak gericht is op verantwoording achteraf, kijkt een compliance assessment vooral vooruit. Het biedt inzicht in mogelijke kwetsbaarheden en helpt organisaties zich voor te bereiden op toekomstige ontwikkelingen in de e-invoicing regelgeving.

Waarom kiezen organisaties voor een compliance assessment?

Veel organisaties hebben hun facturatieproces inmiddels gedigitaliseerd, maar dat betekent niet automatisch dat alle processen volledig compliant zijn. Wetgeving verandert, systemen worden aangepast en organisaties groeien of reorganiseren. Hierdoor kunnen onbedoeld risico's ontstaan.

Een onafhankelijke beoordeling helpt onder andere om:

• inzicht te krijgen in de huidige mate van compliance;
• risico's vroegtijdig te signaleren;
• processen beter beheersbaar te maken;
• voorbereid te zijn op nieuwe wet- en regelgeving;
• de kwaliteit van interne controles te verbeteren.

Voor financiële teams en creditmanagementverantwoordelijken biedt dit waardevolle informatie om de continuïteit van het facturatieproces te waarborgen.

Hoe verloopt een compliance assessment?

Hoewel de aanpak per organisatie kan verschillen, bestaat een e-facturatie compliance assessment meestal uit een aantal vaste stappen.

1. Inventarisatie van de huidige situatie

Het assessment begint met een inventarisatie van de bestaande situatie. Hierbij wordt gekeken naar de huidige facturatieprocessen, gebruikte software, koppelingen tussen systemen en interne procedures.

Ook wordt vastgesteld welke soorten elektronische facturen worden verwerkt en welke regelgeving daarop van toepassing is.

2. E-invoicing processen toetsen

Vervolgens worden de volledige e-invoicing processen getoetst. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische verwerking van facturen, maar naar de gehele keten.

Onder andere de volgende onderdelen worden beoordeeld:

• het opstellen van elektronische facturen;
• verzending en ontvangst;
• validatie van factuurgegevens;
• goedkeuringsprocessen;
• verwerking in het ERP-systeem;
• archivering;
• foutafhandeling.

Door het volledige proces te analyseren ontstaat inzicht in mogelijke knelpunten of risico's.

3. Beoordeling van wet- en regelgeving

Een belangrijk onderdeel van het assessment is het toetsen aan de geldende e-invoicing regelgeving.

Hierbij wordt onder meer gekeken naar:

• wettelijke factuurvereisten;
• bewaartermijnen;
• authenticiteit en integriteit van facturen;
• beveiliging van gegevens;
• gebruikte uitwisselingsstandaarden;
• naleving van sectorspecifieke voorschriften.

Deze beoordeling helpt organisaties vast te stellen of hun processen aansluiten bij de actuele regelgeving.

4. Controle van systemen en interne beheersing

Naast de processen worden ook de gebruikte systemen beoordeeld.

Daarbij wordt gekeken naar onderwerpen zoals:

• ERP-integraties;
• autorisaties;
• logging;
• gegevenskwaliteit;
• beveiligingsmaatregelen;
• wijzigingsbeheer;
• monitoring van transacties.

Ook de inrichting van interne controles speelt hierbij een belangrijke rol. Goed ingerichte beheersmaatregelen verkleinen de kans op fouten, fraude en onjuiste factuurverwerking.

5. Risicoanalyse en rapportage

Na de analyse worden alle bevindingen samengebracht in een rapportage. Daarbij worden de geconstateerde risico's beoordeeld op basis van hun impact en waarschijnlijkheid.

De rapportage bevat doorgaans:

• een overzicht van de huidige situatie;
• geïdentificeerde risico's;
• mogelijke verbeterpunten;
• aanbevelingen voor vervolgstappen.

Hiermee beschikt de organisatie over een concreet uitgangspunt om processen verder te optimaliseren.

Het belang van een compliance governance model

Compliance is geen eenmalige controle, maar een doorlopend proces. Daarom kiezen veel organisaties voor een compliance governance model waarin verantwoordelijkheden, controles en besluitvorming structureel worden vastgelegd.

Een governance model beschrijft onder andere:

• wie verantwoordelijk is voor compliance;
• hoe wijzigingen in regelgeving worden gevolgd;
• hoe risico's worden gemonitord;
• wanneer processen opnieuw worden beoordeeld;
• welke interne controles periodiek worden uitgevoerd.

Hierdoor wordt compliance onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering in plaats van een incidentele activiteit.

Wat is een e-facturatie scan?

Een e-facturatie scan is vaak een eerste, compacte beoordeling van de huidige situatie. Waar een volledig compliance assessment diepgaand onderzoek doet naar processen, systemen en beheersmaatregelen, richt een scan zich op het snel identificeren van mogelijke aandachtspunten.

Een scan kan organisaties helpen om:

• inzicht te krijgen in de huidige volwassenheid;
• prioriteiten voor verbetering vast te stellen;
• te bepalen of een uitgebreider assessment wenselijk is.

Voor organisaties die zich voorbereiden op nieuwe regelgeving kan een e-facturatie scan een laagdrempelige eerste stap zijn.

Voor welke organisaties is een compliance assessment relevant?

Een e-facturatie compliance assessment is met name interessant voor organisaties die:

• elektronische facturen uitwisselen met zakelijke klanten;
• factureren aan overheidsinstanties;
• gebruikmaken van meerdere financiële systemen;
• internationale activiteiten hebben;
• hun digitale facturatieprocessen willen professionaliseren;
• zich willen voorbereiden op toekomstige verplichtingen rondom elektronische facturatie.

Naarmate organisaties groeien of processen complexer worden, neemt ook het belang van een periodieke beoordeling toe.

Conclusie

Een goed ingerichte e-facturatie compliance gaat verder dan het digitaal verzenden en ontvangen van facturen. Ook de onderliggende processen, systemen en interne beheersing moeten aansluiten op actuele wet- en regelgeving.

Een onafhankelijke beoordeling maakt inzichtelijk waar risico's aanwezig zijn en welke verbeteringen mogelijk zijn. Door regelmatig e-invoicing processen te toetsen, een passend compliance governance model te hanteren en waar nodig een e-facturatie scan uit te voeren, kunnen organisaties hun B2B en B2G facturatie beter beheersen en zich voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen binnen de e-invoicing regelgeving.