Het Poolse Ministerie van Financiën heeft het geactualiseerde tijdschema bevestigd voor de verplichte e-facturatie via het Nationaal e-Facturatiesysteem (KSeF). Een wetsontwerp, persbericht en parlementaire interpellatie geven belastingplichtigen een duidelijk stappenplan om zich voor te bereiden op de komende verplichtingen.
Polen voert e-facturatie gefaseerd in, om de overgang voor bedrijven van alle groottes soepeler te laten verlopen. De bijgewerkte implementatietijdlijn en nieuwe systeemfuncties bieden belastingplichtigen een gestructureerd plan.
Gefaseerde invoering
De nieuwe aanpak introduceert e-facturatie in drie hoofdfasen:
- 1 februari 2026: Voor grote belastingplichtigen met een omzet in 2024 van meer dan 200 miljoen PLN (inclusief btw),
- 1 april 2026: Voor alle andere btw-geregistreerde ondernemers,
- 1 januari 2027: Voor de kleinste belastingplichtigen met een laag transactievolume en -waarde (bijv. facturen tot 450 PLN en maandelijkse omzet tot 10.000 PLN).
Deze gefaseerde invoering biedt tijd voor technische voorbereiding en onboarding – met name voor bedrijven die nog bezig zijn met de ontwikkeling van hun digitale systemen.
Bijgewerkte tijdlijn voor KSeF 2.0
Ter ondersteuning van deze uitrol heeft het Ministerie de volgende planning bekendgemaakt:
-
Juni 2025: Publicatie van informatie over KSeF 2.0,
-
30 september 2025: De bijgewerkte API wordt beschikbaar gesteld voor tests,
-
1 november 2025: Een testversie van de KSeF 2.0 Belastingplichtigenapplicatie wordt gelanceerd,
-
1 november 2025: Start van de aanvraagprocedure voor certificaten voor factuuruitgifte – vereist voor e-facturatie bij systeemstoringen.
Belangrijke wijzigingen in de facturatieregels
Naast nieuwe deadlines, bevat het wetsvoorstel ook diverse functionele updates:
-
Bedrijven mogen tot eind 2026 facturen blijven uitreiken via kassasystemen,
-
Het vermelden van het KSeF-nummer in betalingsomschrijvingen is voorlopig niet verplicht – dit wordt uitgesteld tot eind 2026,
-
De optionele “offline24”-modus wordt een permanente functionaliteit,
-
E-facturen kunnen voortaan bijlagen bevatten – nuttig voor sectoren zoals telecom en nutsbedrijven,
-
E-facturen mogen nu ook vrijwillig aan consumenten worden uitgereikt,
-
Nieuw: verplicht om het NIP-nummer van overheidsdiensten op facturen te vermelden, ondersteund door een aanpassing van het e-factuurschema,
-
De drempel voor btw-vrijstelling stijgt van 200.000 PLN naar 240.000 PLN.
Voorbereiden op de veranderingen
Belastingplichtigen – met name grote ondernemingen en integratiepartners – doen er goed aan om ruim voor de ingangsdata te starten met testen en integratie. Nu KSeF 2.0 en de certificaten voor factuuruitgifte dit najaar worden geïntroduceerd, is dit het moment om systemen en processen hierop af te stemmen.
