Uw factuur voldoet aan de wet, maar voldoet hij ook aan de eisen van uw klant?

Een factuur kan volledig voldoen aan de wettelijke eisen en toch niet op tijd worden betaald. Dat klinkt tegenstrijdig, maar in de praktijk komt het regelmatig voor. De oorzaak ligt vaak niet in de inhoud van de factuur zelf, maar in de aanvullende eisen die een klant stelt aan de verwerking ervan.

Denk aan een verplicht PO-nummer, een specifieke kostenplaats, een projectreferentie of de eis om een factuur via een leveranciersportaal aan te leveren. Ontbreekt zo’n gegeven, dan kan een factuur buiten het reguliere administratieve proces vallen. Het gevolg is dat de factuur blijft liggen, handmatig moet worden uitgezocht of deze opnieuw moet worden aangeleverd.

Daarmee ontstaat een belangrijk onderscheid: de overheid bepaalt aan welke wettelijke en fiscale eisen een factuur moet voldoen, terwijl een klant aanvullende voorwaarden kan hanteren om die factuur intern goed te verwerken.

Wettelijk correct betekent niet automatisch verwerkbaar

Voor facturen gelden duidelijke wettelijke eisen. Zo moeten reguliere facturen onder meer gegevens bevatten over de leverancier en afnemer, het factuurnummer, de factuurdatum, de geleverde goederen of diensten en de verschuldigde btw.

Daarmee is de fiscale basis op orde. Toch kan een klant aanvullende informatie nodig hebben om de factuur administratief te verwerken. Dat geldt vooral bij grotere organisaties, waar facturen vaak automatisch worden gekoppeld aan bestellingen, contracten, projecten of budgethouders.

In de praktijk kan een klant bijvoorbeeld vragen om een PO- of inkoopordernummer, een project- of contractnummer, een kostenplaats, een leveranciersnummer of de naam van een specifieke contactpersoon. Daarnaast kan worden voorgeschreven via welk kanaal de factuur moet worden aangeleverd, bijvoorbeeld per e-mail, via een leveranciersportaal of als e-factuur.

Deze gegevens zijn niet altijd wettelijk verplicht, maar kunnen binnen het proces van de klant wel noodzakelijk zijn om de factuur zonder vertraging te verwerken.

Een kleine ontbrekende referentie kan grote gevolgen hebben

Stel dat u een factuur van € 25.000 verstuurt naar een grote opdrachtgever. De factuur is inhoudelijk correct en wordt op tijd verzonden. Toch blijft betaling na de afgesproken termijn uit.

Bij navraag blijkt dat het verplichte PO-nummer ontbreekt. Daardoor kon de factuur niet automatisch aan de juiste bestelling worden gekoppeld en is deze buiten het reguliere goedkeuringsproces terechtgekomen. De crediteurenadministratie moet vervolgens handmatig uitzoeken waar de factuur thuishoort, waarna deze mogelijk opnieuw moet worden aangeleverd.

De vertraging ontstaat in zo’n geval dus niet per se doordat de klant niet wil betalen, maar doordat de factuur niet goed door het interne proces kan worden geleid. Voor de leverancier is het effect echter hetzelfde: het bedrag blijft langer openstaan en het werkkapitaal zit onnodig vast.

Aanvullende eisen moeten wel duidelijk zijn afgesproken

Een belangrijke nuance is dat een klant niet iedere interne voorkeur zonder meer kan gebruiken als reden om betaling uit te stellen. Of een aanvullende factuureis daadwerkelijk onderdeel is van de afspraken, hangt af van wat partijen vooraf hebben vastgelegd in bijvoorbeeld de overeenkomst, inkoopvoorwaarden of andere communicatie.

Juist daarom is het verstandig om facturatievoorwaarden zo vroeg mogelijk duidelijk te maken. Wanneer vooraf bekend is dat een PO-nummer verplicht is of dat facturen uitsluitend via een bepaald kanaal worden geaccepteerd, kan de leverancier zijn proces daarop inrichten. Dat voorkomt niet alleen vertraging, maar ook discussie op het moment dat een factuur al vervallen is.

Betaalvertraging ontstaat vaak voor creditmanagement in beeld komt

Wanneer een factuur niet op tijd wordt betaald, komt het probleem meestal terecht bij debiteurenbeheer. Daar wordt vervolgens nagebeld, gemaild en aangemaand. Toch ligt de oorzaak van de vertraging regelmatig eerder in het proces.

Zo kan sales een belangrijke facturatievoorwaarde niet hebben vastgelegd, kan ordermanagement een noodzakelijke referentie niet hebben doorgegeven of kan finance werken met verouderde klantgegevens. Tegen de tijd dat debiteurenbeheer in actie komt, moet eerst het administratieve probleem worden opgelost voordat betaling überhaupt kan worden besproken.

Effectief creditmanagement begint daarom niet pas na het verstrijken van de betalingstermijn. Het begint bij een goed ingericht proces waarin commerciële, administratieve en financiële afspraken op elkaar aansluiten.

Maak facturatieafspraken onderdeel van klantacceptatie

Bij het onboarden van een nieuwe klant is het verstandig om niet alleen te kijken naar kredietwaardigheid, contractvoorwaarden en betalingstermijnen. Ook het facturatieproces verdient aandacht.

Leg vooraf vast naar welke juridische entiteit moet worden gefactureerd, welke gegevens verplicht op de factuur moeten staan, via welk kanaal de factuur moet worden aangeleverd en wie binnen de organisatie van de klant verantwoordelijk is voor goedkeuring. Ook is het verstandig om een contactpersoon vast te leggen voor het geval er toch vragen ontstaan.

Deze informatie hoort bij voorkeur centraal beschikbaar te zijn en niet verspreid te staan over losse e-mails of bij individuele medewerkers. Door facturatievoorwaarden onderdeel te maken van vaste klantdata, verkleint u de kans dat informatie verloren gaat of verouderd raakt.

Factuurkwaliteit heeft direct invloed op uw cashflow

Een ontbrekend referentienummer of een verkeerd e-mailadres lijkt op zichzelf misschien een klein administratief probleem. Wanneer dergelijke fouten regelmatig voorkomen, kunnen de gevolgen echter aanzienlijk zijn.

Facturen blijven langer openstaan, medewerkers zijn extra tijd kwijt aan herstelwerk en de gemiddelde betalingstermijn loopt op. Daarmee raakt een ogenschijnlijk klein procesprobleem direct uw liquiditeit en werkkapitaal.

Factuurkwaliteit is daarom meer dan een administratief aandachtspunt. Het is een belangrijk onderdeel van professioneel creditmanagement en een praktische manier om betaalvertraging te voorkomen.

Kijk verder dan alleen de wettelijke factuureisen 

Een goede factuur moet vanzelfsprekend voldoen aan de wettelijke eisen. Maar dat is slechts het vertrekpunt. Minstens zo belangrijk is dat de factuur aansluit op de afspraken met de klant en zonder onnodige obstakels door diens administratie kan worden verwerkt.

Wie voor de eerste factuur al duidelijk heeft welke informatie en welk proces de klant verlangt, verkleint de kans op vertraging aanzienlijk. Daarmee voorkomt u dat creditmanagement achteraf problemen moet oplossen die eerder in het proces al voorkomen hadden kunnen worden.

De vraag is dus niet alleen of uw factuur correct is opgesteld, maar of uw klant hem zonder vertraging kan verwerken en betalen.