Elektronische facturering wordt wereldwijd steeds vaker verplicht gesteld door overheden, en Polen vormt daarop geen uitzondering. Vanaf 2026 wordt het gebruik van het Poolse systeem voor elektronische facturen, genaamd KSeF (Krajowy System e-Faktur), verplicht voor alle btw-plichtige bedrijven. Maar wat is KSeF precies, hoe werkt het en wat moet je als ondernemer weten om voorbereid te zijn?
In deze blog leggen we uit wat KSeF inhoudt, hoe het systeem werkt, welke voordelen het biedt en beantwoorden we veelgestelde vragen. Deze blog is vooral interessant voor bedrijven die actief zijn in Polen of met Poolse partners werken, en willen voldoen aan de nieuwste vereisten rond elektronische facturering in Polen.
Wat is KSeF?
KSeF staat voor Krajowy System e-Faktur, oftewel het Nationaal Systeem voor Elektronische Facturen. Dit digitale platform is opgezet door de Poolse belastingdienst om het facturatieproces tussen bedrijven te standaardiseren en automatiseren. In plaats van het versturen van een PDF of papieren factuur, moet je als ondernemer een gestructureerde XML-factuur indienen via het KSeF-platform. Pas nadat deze factuur correct is gevalideerd en geregistreerd, wordt ze als officieel afgeleverd beschouwd.
Hoewel KSeF sinds januari 2022 al vrijwillig gebruikt kan worden, wordt het vanaf 1 februari 2026 verplicht voor bedrijven met een jaaromzet boven de 200 miljoen Poolse zloty. Vanaf 1 april 2026 geldt deze verplichting voor alle overige btw-plichtige bedrijven in Polen.
Hoe werkt het?
Het proces begint met het opstellen van een factuur in XML-formaat volgens het FA(3)-schema. Vervolgens moet de afzender zich identificeren via een elektronische handtekening, een gecertificeerd zegel of een token dat door KSeF wordt gegenereerd. De factuur wordt daarna automatisch gecontroleerd op fouten en structuur. Indien goedgekeurd, kent het systeem een unieke ID en tijdstempel toe aan de factuur, waarmee deze rechtsgeldig wordt verklaard. Alle geregistreerde facturen worden automatisch gearchiveerd binnen het KSeF-platform en blijven tot tien jaar lang beschikbaar voor controle of hergebruik. Dankzij deze aanpak wordt het gehele factureringsproces geautomatiseerd, transparant en uniform.
Waarom is KSeF belangrijk?
Voor ondernemers betekent KSeF een ingrijpende, maar vooral efficiëntere manier van werken. Zo wordt de verwerkingstijd voor btw-teruggaven aanzienlijk verkort, van zestig naar veertig dagen. Daarnaast vervalt voor gebruikers de verplichting om het zogeheten JPK_FA-bestand (auditbestand voor verkoopfacturen) aan te leveren bij belastingcontroles. Door het gebruik van een uniforme XML-structuur worden fouten bij het opstellen en verwerken van facturen beperkt. Ook biedt KSeF het voordeel dat alle ingediende documenten automatisch worden opgeslagen en tot tien jaar lang raadpleegbaar zijn. Bovendien versterkt het systeem het directe, veilige contact met de Poolse belastingautoriteit en maakt het de administratie aanzienlijk efficiënter.
Voor wie geldt KSeF?
De verplichting tot het gebruik van KSeF geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in Polen. Dit omvat zowel grote als kleine bedrijven, inclusief eenmanszaken, bedrijven die onder een btw-vrijstelling vallen en buitenlandse ondernemingen met een Poolse vestiging of een Pools btw-nummer (NIP). Zelfs bedrijven die deelnemen aan de OSS-regeling (One-Stop Shop) kunnen onder deze verplichting vallen. Ook buitenlandse entiteiten die economische activiteiten in Polen verrichten zonder daar fysiek gevestigd te zijn, maar die btw-plichtig zijn, moeten mogelijk met KSeF werken. Wil je weten wat dit concreet betekent voor je financiële processen, zoals je boekhouding of btw-aangifte? Lees dan ook de blog [De impact van e-invoicing op je boekhouding en btw-aangifte], waarin we die gevolgen stap voor stap uitleggen.
Veelgestelde vragen over KSeF
Wanneer wordt KSeF verplicht?
KSeF wordt vanaf 1 februari 2026 verplicht voor bedrijven met een omzet van meer dan 200 miljoen Poolse zloty. Voor alle andere btw-plichtige entiteiten geldt de verplichting vanaf 1 april 2026.
Is KSeF nu al beschikbaar?
Ja, sinds 1 januari 2022 kunnen bedrijven vrijwillig gebruikmaken van KSeF. Deze tussenperiode biedt organisaties de kans om hun processen voor te bereiden en hun systemen op tijd aan te passen aan de eisen van het platform.
Kan ik na 2026 nog een factuur in PDF of op papier versturen?
Nee, vanaf het moment dat KSeF verplicht wordt, zijn uitsluitend XML-facturen via het officiële KSeF-systeem rechtsgeldig. Papieren of PDF-facturen voldoen dan niet langer aan de belastingwetgeving in Polen.
Moet ik elke factuur handmatig in KSeF uploaden?
Niet noodzakelijk. Bedrijven kunnen KSeF integreren met hun bestaande boekhoudsoftware of ERP-systeem, waardoor facturen automatisch worden verzonden en ontvangen zonder handmatige tussenkomst.
Wat gebeurt er als ik een fout maak in een factuur?
KSeF valideert de technische en structurele correctheid van elke factuur. Wanneer een fout wordt ontdekt, wijst het systeem de factuur automatisch af. Je moet dan een correcte versie opnieuw indienen.
Hoe ontvang ik een factuur van mijn leverancier?
Facturen die via KSeF zijn geregistreerd, worden automatisch beschikbaar gesteld aan de ontvanger. Dit gebeurt via een melding in je boekhoudpakket of via het KSeF-portaal, afhankelijk van hoe je systeem is gekoppeld.
Hoe bereid je je voor op KSeF?
Een goede voorbereiding begint met het controleren of je huidige boekhoud- of ERP-systeem geschikt is voor het FA(3)-XML-formaat. Vervolgens is het belangrijk om toegang te krijgen tot de testomgeving van KSeF 2.0, die vanaf september 2025 beschikbaar wordt gesteld. Zorg ervoor dat je medewerkers opgeleid zijn in het gebruik van elektronische facturering, inclusief de regels voor het corrigeren van fouten of annuleringen. Stel intern een duidelijk actieplan op met deadlines richting de verplichte invoering in 2026. Tot slot is het aan te raden om samen te werken met een IT-partner die ervaring heeft met e-facturatie en integraties met KSeF. Wil je meer weten over ERP systeem en hoe je deze koppelt aan e-Invoicing? Lees dan de blog: E-invoicing koppelen aan je ERP-systeem: zo pak je het aan.
Conclusie
KSeF is niet zomaar een technologische update, het vertegenwoordigt een grote stap in de digitalisering van belastingadministratie in Polen. Bedrijven die op tijd inspelen op deze verandering, kunnen profiteren van meer efficiëntie, minder administratieve lasten en snellere btw-afhandeling. Hoewel het verplicht wordt, biedt het systeem ook kansen om processen te optimaliseren en compliant te zijn in een steeds meer digitale zakenwereld. Door tijdig te investeren in de juiste technologie, training en procedures kun je van KSeF een strategisch voordeel maken.
