Wat is technische en procesmatige compliance?

Steeds meer organisaties investeren in digitalisering van hun order-to-cash processen. Daarbij ligt de focus vaak op automatisering, e-facturatie en wet- en regelgeving. Toch blijkt in de praktijk dat veel bedrijven slechts één kant van compliance beoordelen: de technische inrichting óf de bedrijfsprocessen.

Een volledige compliance beoordeling kijkt juist naar beide aspecten. Alleen wanneer technische compliance én procesmatige compliance goed op elkaar aansluiten, kunnen organisaties risico's beheersen, voldoen aan regelgeving en hun financiële processen toekomstbestendig maken.

In dit artikel leggen we uit wat het verschil is, waarom beide vormen van compliance belangrijk zijn en waarop u een compliance aanbieder kunt beoordelen.

Wat is een compliance beoordeling?

Een compliance beoordeling is een onafhankelijke analyse van de mate waarin een organisatie voldoet aan relevante wet- en regelgeving, interne richtlijnen en best practices. Binnen het order-to-cash proces richt een dergelijke beoordeling zich onder meer op:

• digitale factuurverwerking;
• e-facturatieprocessen;
• gegevensbeveiliging;
• interne controles;
• procesinrichting;
• governance;
• auditability;
• risicobeheersing.

Het doel is niet alleen om vast te stellen of een organisatie vandaag compliant is, maar ook of processen voorbereid zijn op toekomstige regelgeving.

Wat is technische compliance?

Technische compliance heeft betrekking op de systemen, software en technische inrichting waarmee financiële processen worden ondersteund. Hierbij wordt onder andere gekeken naar:

• aansluiting op Peppol-netwerken;
• ondersteuning van UBL- en andere factuurformaten;
• validatie van elektronische facturen;
• ERP-integraties;
• beveiliging van gegevens;
• archivering;
• audit trails;
• authenticatie en autorisaties.

Een organisatie kan technisch uitstekend ingericht zijn, maar daarmee nog niet volledig compliant zijn.

Voorbeeld

Een organisatie kan probleemloos elektronische facturen via Peppol versturen, terwijl interne goedkeuringsprocessen ontbreken. Technisch voldoet het systeem aan de standaarden, maar procesmatig ontstaan nog steeds compliance-risico's.

Wat is procesmatige compliance?

Procesmatige compliance richt zich op de manier waarop medewerkers, afdelingen en systemen samenwerken binnen het order-to-cash proces. Hierbij wordt gekeken naar vragen als:

• Zijn verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd?
• Zijn controles ingebouwd?
• Worden uitzonderingen correct afgehandeld?
• Is er voldoende functiescheiding?
• Zijn risico's aantoonbaar beheerst?
• Worden wijzigingen gedocumenteerd?
• Zijn procedures afgestemd op actuele regelgeving?

Procesmatige compliance zorgt ervoor dat technologie daadwerkelijk op de juiste manier wordt toegepast.

Waarom zijn beide vormen van compliance belangrijk?

Technische compliance en procesmatige compliance versterken elkaar. Wanneer één van beide ontbreekt, ontstaan risico's.

Organisaties die uitsluitend investeren in technologie zonder hun processen te verbeteren, lopen nog steeds risico op fouten, fraude of non-compliance. Andersom geldt hetzelfde: uitstekende processen kunnen technische tekortkomingen niet volledig compenseren.

Regelgeving stelt steeds hogere eisen

Europese en nationale regelgeving ontwikkelt zich snel. Denk aan:

• verplichte e-facturatie;
• ViDA (VAT in the Digital Age);
• e-reporting;
• strengere eisen aan digitale archivering;
• privacywetgeving;
• informatiebeveiliging.

Deze ontwikkelingen raken niet alleen IT-afdelingen, maar juist ook Finance, Credit Management en Compliance. Een periodieke compliance beoordeling helpt organisaties om tijdig inzicht te krijgen in risico's en verbeterpunten.

Hoe beoordeelt u een compliance aanbieder?

Niet iedere compliance aanbieder hanteert dezelfde aanpak. Let daarom op de volgende aspecten.

1. Onafhankelijke beoordeling

Een goede compliance aanbieder kijkt objectief naar uw organisatie en verkoopt niet uitsluitend software.

2. Zowel technische als procesmatige expertise

Controleer of de beoordeling verder gaat dan alleen software of regelgeving.

3. Kennis van regelgeving

Wet- en regelgeving verandert voortdurend. Kies daarom een partner die actuele kennis heeft van Europese ontwikkelingen, e-facturatie, governance en compliance.

4. Praktische aanbevelingen

Een goede compliance beoordeling levert niet alleen een score op, maar ook concrete verbeterpunten waarmee uw organisatie direct aan de slag kan.

5. Ervaring met order-to-cash processen

Finance- en creditmanagementprocessen vragen om specifieke kennis. Een gespecialiseerde compliance aanbieder begrijpt de samenhang tussen systemen, processen en financiële risico's.

Welke risico's voorkomt een goede compliance beoordeling?

Een integrale beoordeling helpt onder andere bij het voorkomen van:

• afgekeurde elektronische facturen;
• betalingsvertragingen;
• fouten in financiële processen;
• onvoldoende interne controles;
• auditbevindingen;
• compliance-incidenten;
• reputatieschade;
• onnodige operationele kosten.

Door zowel technische als procesmatige compliance periodiek te evalueren, ontstaat een solide basis voor een toekomstbestendig Order to Cash-proces.

Conclusie

Compliance draait allang niet meer uitsluitend om technologie of regelgeving. Organisaties die duurzaam compliant willen zijn, moeten zowel hun systemen als hun bedrijfsprocessen kritisch laten beoordelen.

Een integrale compliance beoordeling geeft inzicht in technische compliance en procesmatige compliance. Daarmee worden risico's zichtbaar, wordt voldaan aan veranderende regelgeving en ontstaat een stevig fundament voor verdere digitalisering.

Juist daarom is het belangrijk om een compliance aanbieder te kiezen die verder kijkt dan software alleen en de volledige samenhang binnen uw Order to Cash-proces begrijpt.