Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 80% van de debiteuren in België nog niet is aangesloten op het Peppol-netwerk. Dat cijfer is opvallend, zeker met de verplichte invoering van e-facturatie via Peppol in zicht. Voor leveranciers kan dit grote gevolgen hebben: ook al verstuurt u uw facturen netjes via Peppol, de kans is groot dat ze niet aankomen als de klant zelf niet geregistreerd is.
Misverstand: versturen is niet hetzelfde als ontvangen
Veel organisaties die hun facturen al via Peppol versturen, gaan ervan uit dat de factuur automatisch bij de klant terechtkomt. Maar zo werkt het niet. Het Peppol-netwerk vereist dat beide partijen zijn aangesloten: de leverancier om te verzenden, en de debiteur om te ontvangen. Ontbreekt die registratie aan de klantzijde, dan kan de factuur simpelweg niet worden afgeleverd.
Dit is een belangrijk verschil met e-mail of papieren facturen, waarbij de leverancier de verzending grotendeels in de hand heeft. Bij Peppol ligt de verantwoordelijkheid voor ontvangst dus ook bij de debiteur.
Wat is Peppol precies?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig en gestandaardiseerd elektronische facturen en andere documenten kunnen uitwisselen. Het systeem werd ontwikkeld om grensoverschrijdend e-factureren makkelijker te maken en is inmiddels in veel landen dé standaard.
Het grootste voordeel van Peppol is de betrouwbaarheid: zodra beide partijen zijn aangesloten, verloopt het proces van factuuruitwisseling volledig digitaal, veilig en zonder fouten door verschillende formaten of software.
De Belgische verplichting vanaf 2026
België heeft besloten om Peppol centraal te stellen in de verplichting rond elektronische facturatie. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen in staat zijn om facturen via Peppol te verzenden en te ontvangen.
Voor overheden en publieke instellingen is dit al langer de norm: via het Mercurius-platform, dat gekoppeld is aan Peppol, ontvangen zij hun facturen uitsluitend nog elektronisch. De volgende stap is dat ook alle bedrijven – groot en klein – deze manier van factureren verplicht moeten omarmen.
Waarom die 80% problematisch is
Dat slechts 20% van de Belgische debiteuren momenteel geregistreerd is, wijst erop dat de meeste bedrijven nog niet klaar zijn voor de overgang. Voor leveranciers kan dat tot grote problemen leiden:
- Facturen die via Peppol verstuurd worden, bereiken hun klant niet.
- Dit kan betalingsachterstanden en cashflowproblemen veroorzaken.
- Het risico bestaat dat leveranciers extra handmatig werk moeten doen om facturen alsnog op een andere manier te versturen.
De verantwoordelijkheid ligt dus niet alleen bij de leverancier die via Peppol verstuurt, maar ook bij de debiteur die tijdig de aansluiting moet regelen.
Wat kunt u doen?
Om problemen te voorkomen, is het verstandig om nu al stappen te zetten:
- Controleer of uw debiteuren zijn geregistreerd: Veel softwarepakketten bieden tools om te checken of een klant actief is op Peppol. Zo krijgt u snel inzicht in de status.
- Informeer en motiveer uw klanten: Merk je dat een klant nog niet geregistreerd is? Wijs hem dan op de voordelen van Peppol en de verplichting die eraan komt. Vroeg starten betekent straks minder stress.
- Bereid uw eigen processen voor: Zorg dat uw organisatie nu al probleemloos kan verzenden én ontvangen via Peppol. Dan bent u niet alleen compliant, maar ook beter in staat om klanten te begeleiden.
Conclusie
Het cijfer van 80% niet-geregistreerde debiteuren laat zien dat België nog een flinke weg te gaan heeft richting de verplichte invoering van Peppol in 2026. Voor leveranciers is het belangrijk om niet af te wachten. Het feit dat u verplicht bent om via Peppol te factureren, betekent nog niet dat uw facturen automatisch aankomen.
Door nu al te controleren welke debiteuren geregistreerd zijn, hen te stimuleren om zich aan te sluiten en uw eigen processen op orde te brengen, voorkomt u betalingsproblemen en administratieve rompslomp. Peppol biedt veel voordelen, maar werkt pas echt optimaal als beide partijen klaar zijn voor de digitale factuuruitwisseling.
