De overstap naar e-Invoicing wint snel aan populariteit en dat is niet zonder reden. Door e-facturatie te integreren met je ERP-systeem digitaliseer je niet alleen het facturatieproces, maar vergroot je ook de efficiëntie van je gehele bedrijfsvoering. Voor organisaties die dagelijks grote volumes facturen verwerken, is een goede koppeling tussen e-Invoicing en het ERP-systeem inmiddels geen luxe meer, maar een noodzaak.
Wat is een ERP-systeem?
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is software die verschillende bedrijfsprocessen integreert en automatiseert, zoals financiën, inkoop, voorraadbeheer, HR, verkoop en projectadministratie. Bekende ERP-oplossingen zijn onder andere SAP, Microsoft Dynamics, AFAS, Exact en Oracle. Dankzij de centrale aanpak van een ERP-systeem beschikken organisaties over real-time inzichten en betere onderlinge afstemming tussen afdelingen. Juist deze structuur maakt het systeem geschikt voor e-Invoicing.
De kracht van e-Invoicing binnen ERP
Door e-Invoicing rechtstreeks te koppelen aan je ERP-systeem worden inkomende facturen automatisch ingelezen en geboekt. Uitgaande facturen kunnen direct en volledig digitaal volgens een gestandaardiseerd formaat worden verzonden. Dit leidt tot aanzienlijke tijdsbesparing, minder handmatig werk en een lagere foutmarge. Bovendien is de verwerking vaak real-time.
Ook in termen van compliance biedt e-Invoicing voordelen. Steeds meer overheden, zorginstellingen en grote ondernemingen eisen elektronische facturen in Europese formaten zoals UBL of Peppol BIS. Met een directe koppeling voldoe je eenvoudig aan deze eisen en sluit je soepel aan op hun digitale inkoopprocessen.
Financieel vertaalt dit zich in snellere betalingen en beter inzicht in openstaande posten, goedkeuringsflows en cashflow zonder dat daar losse systemen of spreadsheets aan te pas komen.
In 8 stappen naar een succesvolle koppeling
- Analyseer het huidige facturatieproces
Voordat je start met het implementatietraject, is het van belang om het huidige facturatieproces grondig in kaart te brengen. Waar en hoe worden facturen gegenereerd? Worden inkomende facturen via e-mail, post of digitaal ontvangen? Identificeer knelpunten, verantwoordelijken en inefficiënties. Deze analyse vormt de basis voor een gerichte en succesvolle integratie.
- Onderzoek de functionaliteiten van je ERP-systeem
Niet elk ERP-systeem beschikt standaard over e-Invoicing-functionaliteiten. Sommige systemen zoals SAP of Microsoft Dynamics bieden kant-en-klare modules of plug-ins. Andere vereisen aanvullende software of maatwerkoplossingen. Breng in kaart:
- Of jouw ERP standaard e-Invoicing ondersteunt
- Of er bestaande koppelingen beschikbaar zijn via een marketplace of appstore
- Welke formaten worden ondersteund (UBL, XML, Peppol BIS)
- Welke ondersteuning je ERP-leverancier biedt
Een demonstratie of adviesgesprek met de leverancier kan hierbij verhelderend zijn.
- Selecteer een geschikte e-Invoicing provider
Een betrouwbare e-Invoicing provider is essentieel voor een stabiele koppeling. Deze partij vertaalt je factuurgegevens naar het juiste formaat en verstuurt deze via netwerken zoals Peppol. Let bij je keuze op:
- Ervaring met jouw specifieke ERP-systeem
- Ondersteuning voor zowel verzenden als ontvangen van e-facturen
- Toegang tot relevante netwerken (Peppol, Simplerinvoicing)
- Veiligheid en naleving van de AVG
- Supportmogelijkheden en implementatiebegeleiding
Bekende aanbieders zijn onder meer Storecove, eConnect, Basware en Coupa, afhankelijk van je sector en ERP-pakket.
- Bepaal de vorm van integratie
Afhankelijk van je organisatie en systeemarchitectuur kies je voor een passende integratievorm:
- Standaard plug-in of app: snel te implementeren, vooral geschikt voor standaardprocessen
- Middleware-platform: verbindt het ERP-systeem met meerdere netwerken zonder aanpassingen aan het ERP zelf
- Maatwerk via API-koppeling: ideaal voor organisaties met complexe processen of maatwerk-ERP's
Overleg met je IT-afdeling en ERP-leverancier om de meest toekomstbestendige oplossing te kiezen.
- Richt de koppeling technisch en functioneel in
In deze fase werk je nauw samen met je IT-team, ERP-leverancier en e-Invoicing provider. Belangrijke aspecten zijn onder andere:
- Technische configuratie van de koppeling (API/middleware)
- Gegevensmapping (zoals factuurnummers, btw-percentages, klantgegevens)
- Inrichting van autorisaties en goedkeuringsflows
- Configuratie van inkomende en uitgaande factuurstromen
- Validatie- en foutafhandelingsprocessen
Zorg dat logging en notificaties goed zijn ingericht voor volledige controle.
- Test met interne en externe partijen
Een grondige testfase voorkomt fouten bij livegang. Test niet alleen het verzenden van facturen, maar controleer ook of de verwerking bij de ontvanger correct verloopt. Gebruik testomgevingen of werk samen met een klant of leverancier. Let op:
- Correcte verwerking van btw, referenties en bijlagen
- Geldigheid van het factuurformaat
- Duidelijke foutmeldingen
- Volledige en automatische verwerking in de administratie
Pas waar nodig instellingen aan en leg testresultaten vast.
- Informeer en train gebruikers
Na de technische oplevering is het belangrijk om alle betrokken medewerkers te informeren en op te leiden. Denk aan de afdelingen financiën, inkoop en administratie. Organiseer trainingen en stel handleidingen beschikbaar. Informeer ook klanten en leveranciers over de overstap en geef aan wat er van hen wordt verwacht, bijvoorbeeld aanlevering in UBL-formaat of aansluiting op Peppol.
- Monitor en optimaliseer continu
Na implementatie blijft monitoring essentieel. Houd de prestaties van de koppeling in de gaten: worden alle facturen correct verwerkt? Ontstaan er foutmeldingen of afwijzingen? Bespreek periodiek met je provider of er optimalisaties nodig zijn. Zo blijf je voorbereid op toekomstige wijzigingen in wetgeving, standaarden of bedrijfsprocessen.
Tot slot: wees voorbereid op de toekomst
E-Invoicing is onmisbaar in een moderne, digitale bedrijfsvoering. De integratie met je ERP-systeem vergt voorbereiding, maar de voordelen van tijdwinst tot foutreductie en compliance zijn overtuigend. Door nu al te investeren in een toekomstbestendige oplossing, ben je klaar voor strengere regelgeving, nieuwe aanbestedingseisen en verdere digitalisering.
