Sinds 1 januari is e-Invoicing via het Peppol-netwerk verplicht voor transacties tussen ondernemingen in België. Het doel is duidelijk: meer efficiëntie, minder papierwerk en snellere verwerking. De praktijk laat echter een ander beeld zien: e-facturen worden in veel gevallen later betaald dan klassieke facturen via e-mail.
Waar facturen voorheen zichtbaar binnenkwamen via e-mail of post, worden e-facturen tegenwoordig afgeleverd in specifieke digitale omgevingen. Uit recente analyses van betalingsdata blijkt dat deze overgang niet automatisch leidt tot snellere betalingen. Onderzoek naar circa 750.000 uitgaande facturen laat zien dat elektronische facturen gemiddeld na 14 dagen worden betaald, terwijl facturen die per e-mail werden verstuurd doorgaans een gemiddelde betalingstermijn van 10 dagen hadden. In eerdere meetperiodes liep deze termijn voor e-facturen zelfs op tot 20 dagen.
Vooral voor kmo’s is dat geen detail. Bijna 44% van hen beschikt over minder dan drie maanden cashbuffer. Elke extra dag wachten op betaling vergroot de druk op de liquiditeit.
Het probleem zit niet in Peppol, maar in processen
Belangrijk om te benadrukken: Peppol zelf werkt snel en betrouwbaar. De vertraging ontstaat aan de ontvangende kant.
Waar een e-mailfactuur direct in de inbox van de boekhouding of zaakvoerder belandt, komt een e-factuur via Peppol terecht in een digitale brievenbus bij de Peppol-provider (BSP) of in een AP- of boekhoudplatform. Als daar geen integratie is met het boekhoudpakket of/en niemand dagelijks actief inlogt in de portal, dan blijft de factuur eenvoudigweg ‘liggen’.
De technologie is dus klaar, maar de organisatie en routines rondom die technologie zijn dat vaak nog niet.
Denk als verzender ook vanuit uw klant
In de discussie rond e-Invoicing ligt de focus vaak op compliance: “We zijn Peppol-compatibel, dus we zijn klaar.” Maar als verzender moet u ook een cruciale vraag stellen: Hoe ontvangt en verwerkt mijn klant de factuur in de praktijk?
Enkele scenario’s:
- Klant heeft een mature integratie
Peppol-facturen stromen automatisch zijn ERP/boekhoudingsysteem in.
→ Peppol kan hier prima het enige kanaal zijn. - Klant heeft wel een Peppol-registratie, maar geen koppeling met zijn boekhoudpakket
Facturen landen in de BSP-portal, terwijl de AP-afdeling vooral in e-mail en PDF werkt.
→ In dit geval is het verstandig om Peppol te combineren met een e-mailkopie (PDF), zodat facturen niet 'onzichtbaar' blijven in een portal die weinig wordt geraadpleegd. - Klant is een kleine kmo zonder Peppol-volwassenheid
Nog geen integratie, beperkte tijd en veel werk via e-mail.
→ Dan is het realistischer om tijdelijk e-mail als primair kanaal te behouden en samen een duidelijke roadmap naar e-Invoicing af te spreken.
Met andere woorden: juridisch is Peppol leidend, maar een gezonde cashflow vraagt om een slimme kanaalstrategie per debiteur.
Vijf praktische tips om laattijdige betalingen te vermijden
Of u nu klant of leverancier bent: met een aantal gerichte maatregelen voorkomt u dat e-facturen vertraging oplopen.
- Controleer uw digitale brievenbus structureel
Maak van het controleren van uw Peppol-portal of AP-systeem een vaste routine, net zoals u uw e-mail dagelijks controleert. - Activeer notificaties
Zorg ervoor dat uw software een melding stuurt zodra er een factuur binnenkomt, via e-mail, dashboard of mobiele app. - Controleer spam en whitelist belangrijke afzenders
Veel Peppol- of BSP-notificaties komen alsnog via e-mail binnen. Plaats deze afzenders op de whitelist, zodat meldingen niet in de spamfolder belanden. - Wijs één verantwoordelijke aan
Leg intern vast wie inkomende facturen via Peppol opvolgt, goedkeurt en doorzet naar betaling. Onvoldoende eigenaarschap is een van de belangrijkste oorzaken van vertraging. - Blijf herinneringen sturen, onafhankelijk van het kanaal
E-Invoicing verandert niets aan het belang van opvolging. Blijf structureel herinneringen sturen bij laattijdige betaling, ongeacht of de factuur via Peppol, e-mail of een portaal is verstuurd.
Extra tip voor verzenders: combineer Peppol met e-mail waar nodig
Vanuit een Order to Cashperspectief is het vaak verstandig Peppol niet als ‘enige waarheid’ te beschouwen, maar als primair kanaal.-
Gebruik Peppol als officieel, compliant kanaal richting Belgische klanten.
-
Verstuur daarnaast een pdf-kopie per e-mail naar de operationele contactpersonen, zeker wanneer bekend is dat de klant nog geen integratie met het boekhoudpakket heeft.
Zo voorkomt u dat facturen ‘verstopt’ raken in een portal, terwijl de AP-afdeling in de praktijk nog via e-mail werkt. In deze opzet geldt:
-
De Peppol-e-factuur is de juridische en fiscale bron.
-
De pdf per e-mail fungeert als servicekanaal om de betalingstermijn te verkorten.
Van inzicht naar actie: zo helpt BVCM
Sneller betaald worden vraagt vandaag meer dan alleen technisch correcte e-facturen. Het vraagt om:-
Een doordachte kanaalstrategie per debiteur (Peppol, e-mail, portaal);
-
Actieve opvolging van openstaande facturen;
-
En communicatie die aansluit bij het profiel van uw klant, of het nu gaat om een kmo, corporate of overheidsinstantie.
Bij BVCM ondersteunen wij ondernemingen precies op het snijvlak van compliance en cashflow. Onze oplossing combineert:
-
Smart e-Invoicing via Peppol en andere wettelijke kanalen;
-
Structurele opvolging van openstaande facturen;
-
En duidelijke, professionele communicatie richting klanten, zonder de commerciële relatie te schaden.
Kennissessie e-Invoicing 18 maart 2026: Peppol, e-Invoicing en cashflow in de praktijk
Tijdens onze kennissessie op 18 maart 2026 laten we u zien:
- Hoe het end-to-end Order-to-Cash proces eruitziet , met de integratie van Smart e-Invoicing;
- Wat de Peppol-verplichting concreet betekent voor uitgaande- en inkomende facturen;
- Hoe u Smart e-Invoicing zo inricht dat uw cashflow verbetert in plaats van verslechtert.
Meld u nu aan en ontdek hoe u e-Invoicing laat werken voor uw organisatie.
E-Invoicing vraagt om discipline en kanaalstrategie
De verplichte invoering van e-Invoicing is een belangrijke stap richting digitalisering en transparantie. Zonder heldere werkafspraken, duidelijke verantwoordelijkheden en een slimme kanaalkeuze per klant kan diezelfde digitalisering echter leiden tot tragere betalingen en extra druk op de cashflow.
Organisaties die hun processen, notificaties en verantwoordelijkheden op elkaar afstemmen en begrijpen dat Peppol soms moet worden gecombineerd met e-mail, laten e-Invocing wel werken zoals bedoeld: efficiënt, veilig en toekomstgericht, met behoud van een gezonde cashflow.
Bron: De Tijd
