Factureren heeft de afgelopen jaren een digitale revolutie doorgemaakt. Waar bedrijven ooit afhankelijk waren van papieren facturen per post, is de PDF via e-mail inmiddels de standaard geworden. Maar ook die methode begint achterhaald te raken. De volgende stap in deze evolutie is geen keuze meer, maar een noodzakelijke ontwikkeling: e-Invoicing. Gestructureerde elektronische facturen worden automatisch verwerkt, zonder handmatige handelingen en in steeds meer sectoren wordt dit niet alleen verwacht, maar wettelijk verplicht gesteld. In deze blog lees je voor wie e-Invoicing verplicht is, vanaf wanneer dit geldt, en hoe je jouw organisatie hierop voorbereidt.
Toch bestaat er nog veel onduidelijkheid over deze verplichting. Want voor wie geldt e-Invoicing nu eigenlijk precies? En vanaf wanneer? In deze blog zetten we alles overzichtelijk op een rij: waarom wordt e-Invoicing verplicht, wie er nu al aan moet voldoen en wat je kunt verwachten in de komende jaren.
Waarom wordt e-Invoicing verplicht?
De voordelen van e-Invoicing zijn duidelijk. Voor bedrijven leidt het tot:
- Snellere betalingen, doordat facturen direct digitaal verwerkt kunnen worden;
- Lagere administratieve lasten, omdat handmatige invoer grotendeels verdwijnt;
- Minder fouten, omdat data automatisch en gestructureerd wordt overgenomen.
Maar de echte reden dat e-Invoicing verplicht wordt, ligt dieper: overheden willen grip krijgen op het financiële verkeer tussen bedrijven. Met digitale facturen in een gestandaardiseerd formaat kunnen belastingdiensten realtime of bijna realtime inzicht krijgen in zakelijke transacties. Dit maakt het makkelijker om btw-fraude en schijnconstructies op te sporen en zorgt voor een efficiënter en transparanter belastingstelsel.
Om die reden heeft de Europese Unie al in 2014 de verplichting ingevoerd dat alle overheidsinstanties elektronische facturen moeten kunnen ontvangen. Sindsdien zijn veel landen die lijn verder gaan doortrekken, niet alleen richting overheden, maar ook naar het bedrijfsleven. In Italië en Polen is e-Invoicing inmiddels verplicht voor alle bedrijven. Ook Nederland bereidt zich daarop voor, als onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie.
Voor wie is e-Invoicing nu al verplicht?
- Leveranciers van de Rijksoverheid
In Nederland zijn bedrijven die leveren aan de Rijksoverheid al sinds 1 januari 2017 verplicht om hun facturen elektronisch aan te leveren. Deze verplichting geldt voor alle facturen die vallen onder inkoopopdrachten van bijvoorbeeld ministeries, agentschappen en uitvoeringsorganisaties. Facturen worden via platforms als Digipoort of Peppol verzonden.
- Leveranciers aan decentrale overheden
Sinds 18 april 2019 zijn ook gemeenten, provincies en waterschappen verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. In de praktijk betekent dit dat alle bedrijven die aan een Nederlandse overheidsinstantie leveren e-facturen moeten kunnen versturen.
- Buitenlandse verplichtingen
Andere EU-landen gaan zelfs een stap verder. Zo is in Italië e-Invoicing al sinds 2019 verplicht voor alle zakelijke transacties niet alleen met de overheid, maar ook tussen bedrijven (B2B) en zelfs richting consumenten (B2C). Polen introduceerde in 2024 een vergelijkbare verplichting. België heeft aangekondigd dat het vanaf 2026 e-Invoicing verplicht wil maken voor B2B-transacties.
Nederland is dus zeker niet het enige land dat hierin meebeweegt en de trend is duidelijk: e-Invoicing wordt de norm, overal.
Wat kunnen Nederlandse bedrijven verwachten?
Voor bedrijven in Nederland die uitsluitend zaken doen met andere bedrijven is e-Invoicing nog niet verplicht, maar daar komt waarschijnlijk snel verandering in.
De Nederlandse overheid heeft in 2024 aangekondigd dat ze meewerkt aan de Europese plannen voor een digitaal btw-systeem, dat gebaseerd is op realtime factuurdata. Dat systeem, onderdeel van het Europese VAT in the Digital Age (ViDA)-initiatief, zal inhouden dat bedrijven in de toekomst verplicht worden om e-facturen te gebruiken en deze direct (of bijna realtime) te rapporteren aan de Belastingdienst.
Hoewel er nog geen officiële ingangsdatum is vastgesteld, verwachten experts dat deze verplichting uiterlijk rond 2028 in werking treedt voor het gehele Nederlandse bedrijfsleven.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
De impact hangt af van de aard van je klanten:
- Werk je voor of lever je aan overheidsinstanties? Dan ben je al verplicht om e-facturen te versturen.
- Doe je alleen zaken met andere bedrijven (B2B)? Dan krijg je op termijn te maken met de verplichting begin daarom op tijd met voorbereiden.
- Werk je internationaal? Dan moet je nu al rekening houden met e-Invoicing verplichtingen in het buitenland.
Wacht dus niet tot het een last-minute verplichting wordt. Door nu in te stappen, ben je je concurrenten voor en zorg je voor een efficiënter, toekomstbestendig proces.
Hoe stap je over op e-Invoicing?
Gelukkig hoeft de overstap naar e-Invoicing niet ingewikkeld te zijn. De meeste moderne boekhoudprogramma’s denk aan Exact, Twinfield, Moneybird, Visma of AFAS ondersteunen al UBL- of Peppol-facturen.
Daarnaast zijn er gespecialiseerde e-facturatiedienstverleners die je kunnen helpen om jouw bestaande facturen automatisch om te zetten naar het juiste formaat en te verzenden via het juiste netwerk (zoals Peppol). Sommige bedrijven kiezen ervoor om direct te koppelen met het Peppol-netwerk voor een naadloze uitwisseling van facturen.
Wat je ook kiest, zorg ervoor dat je processen en personeel zijn voorbereid. E-invoicing raakt namelijk niet alleen je financiële administratie, maar ook je IT, je verkoopproces en je klantcommunicatie.
Vijf tips om je organisatie klaar te maken
- Inventariseer je klantenbestand: heb je overheidsklanten of buitenlandse klanten? Dan is de kans groot dat e-Invoicing al verplicht is.
- Check je boekhoudsoftware: ondersteunt je huidige systeem e-facturen? Zo niet, wat zijn de uitbreidingsmogelijkheden?
- Maak een stappenplan: begin klein, bijvoorbeeld met een klant of project, en breid daarna uit.
- Train je team: zorg dat medewerkers snappen wat e-Invoicing inhoudt en hoe ze ermee werken.
- Blijf op de hoogte: de regelgeving verandert snel. Houd ontwikkelingen in binnen- en buitenland goed in de gaten.
Tot slot: van verplichting naar kans
E-Invoicing lijkt misschien in eerste instantie een administratieve verplichting, maar het is ook een kans om je processen te moderniseren, fouten te verminderen en kosten te besparen. En uiteindelijk wordt het de nieuwe standaard, zowel nationaal als internationaal.
Door nu al over te stappen, voorkom je niet alleen gedoe, maar bouw je ook aan een efficiënte, toekomstbestendige organisatie. En dat is geen overbodige luxe in een wereld waarin digitale transacties steeds sneller, slimmer en veiliger moeten verlopen.
