Factureren is een essentieel onderdeel van elke organisatie, maar er zijn verschillende manieren om dit te doen: van ouderwetse papieren facturen tot PDF-bestanden en volledig geautomatiseerde e-facturen. Maar wat zijn nu precies de verschillen? Wanneer gebruik je welke methode, en waarom stappen steeds meer bedrijven over op digitale oplossingen?
In deze blog worden de drie populairste vormen van factureren besproken; papier, PDF en de e-factuur. En met een duidelijke uitleg over hun toepassingen, voordelen, veelgemaakte fouten en toekomstperspectief. Zo kun je makkelijker bepalen welke methode het beste aansluit bij jouw organisatie.
De papieren factuur: vertrouwd, maar beperkt
In sommige sectoren, zoals de bouw, ouderenzorg of bij kleine zelfstandigen, worden nog steeds papieren facturen gebruikt. Denk aan een schilder die na een klus handmatig een factuur schrijft, of een winkelier die rekeningen uitprint en via de post verstuurt.
Deze methode lijkt simpel, maar zorgt vaak voor problemen. Denk aan het verkeerd invullen van bedragen, fouten in adresgegevens, verloren facturen of late bezorging. Bovendien kost het bewaren en opzoeken van papieren facturen veel tijd, zeker bij controles.
Veelgemaakte fouten:
- Facturen vergeten te versturen.
- Geen eigen kopieën bewaren.
- Onduidelijke of ontbrekende betalingstermijnen.
Praktijktip: Gebruik je nog papieren facturen? Digitaliseer je administratie door ze in te scannen en digitaal op te slaan.
De PDF-factuur: eerste stap naar digitaal
Veel bedrijven stappen over op PDF-facturen omdat ze gemakkelijk en snel via e-mail te verzenden zijn. Denk aan webshops die na een aankoop automatisch een PDF-factuur sturen, of boekhouders die maandelijkse overzichten digitaal aanleveren.
Hoewel PDF-facturen sneller en goedkoper zijn dan papier, zijn ze niet volledig automatisch te verwerken. De gegevens moeten vaak handmatig of via OCR-technologie worden ingevoerd. Dit kan fouten opleveren en vertraging veroorzaken, vooral als het om grote aantallen facturen gaat. Daarnaast zorgt elke organisatie vaak voor een eigen lay-out, wat bij klanten soms voor verwarring zorgt.
Ook het veiligheidsaspect is belangrijk: PDF-facturen die per e-mail worden verzonden, kunnen onderschept en eventueel vervalst worden.
Veelgemaakte fouten:
- Versturen van PDF’s als afbeeldingen die niet automatisch verwerkt kunnen worden.
- Facturen met onjuiste of ontbrekende btw-gegevens of klantreferenties.
- E-mails met PDF-facturen die in de spamfilter belanden.
Praktijktip: Gebruik altijd een duidelijk sjabloon, controleer of je boekhoudsoftware automatische herkenning ondersteunt, en overweeg aanvullende beveiliging zoals versleuteling of het versturen via beveiligde portalen.
De e-factuur: efficiënt, betrouwbaar en toekomstgericht
Een e-factuur is meer dan een digitale factuur. Het is een gestructureerd digitaal bestand (zoals UBL of XML) dat rechtstreeks en automatisch tussen systemen uitgewisseld wordt. Bijvoorbeeld een bedrijf dat via Peppol of een ERP-systeem facturen automatisch verstuurt en ontvangt, zonder handmatige handelingen.
Steeds meer overheden in Europa verplichten het gebruik van e-facturen, en grotere bedrijven volgen snel. De voordelen spreken voor zich: minder fouten, snellere verwerking, minder administratieve kosten en betere controle over financiële processen.
Voorbeelden uit de praktijk:
- Leveranciers sturen automatisch e-facturen naar ziekenhuizen via beveiligde netwerken.
- Een IT-bedrijf verwerkt honderden e-facturen automatisch via Exact Online.
Veelgemaakte fouten bij implementatie:
- Aanleveren in verkeerde bestandsformaten.
- Facturen die niet overeenkomen met bestellingen of contractnummers.
- Onvoldoende training van medewerkers, waardoor processen vertragen.
Praktijktip: Start met kleine stappen, bijvoorbeeld door eerst inkomende e-facturen automatisch te verwerken, en breid dit geleidelijk uit. Wil je meer weten over hoe e-facturatie precies werkt? Lees dan ook onze uitgebreide blog: Wat is e-invoicing en hoe werkt het precies?
De toekomst: standaardisatie en automatisering
De trend naar digitale en geautomatiseerde facturatie zet sterk door. Overheden en multinationals eisen steeds vaker e-facturen vanwege snelheid en fraudebestrijding. Europese standaarden zoals Peppol worden breed ingevoerd. Daarnaast krijgt AI-gebaseerde factuurverwerking steeds meer aandacht, waarbij software automatisch fouten opspoort en aanvult.
Voor mkb-bedrijven is het verstandig om nu alvast over te stappen op systemen die e-facturatie ondersteunen. Zo ben je klaar voor toekomstige verplichtingen én profiteer je direct van efficiëntere processen en snellere betalingen.
Wil je meer weten over Peppol en hoe het jouw e-facturen kan verbeteren? Lees dan ook onze uitgebreide blog: Hoe werkt Peppol en wat betekent het voor jouw e-facturen?
Conclusie: Maak bewuste keuzes en kijk vooruit
Of je organisatie nu papieren facturen gebruikt, PDF-facturen stuurt of al volledig digitaal werkt, jouw keuze beïnvloedt direct hoe efficiënt je administratie verloopt. Papieren facturen zijn traag en foutgevoelig, PDF-facturen verbeteren snelheid maar missen automatisering, terwijl e-facturen de sleutel zijn tot volledige digitalisering.
Door kritisch naar je huidige proces te kijken en stap voor stap te digitaliseren, bouw je aan een toekomstgerichte administratie die tijd en geld bespaart.
Wil je overstappen naar e-facturatie of je huidige systemen verbeteren? Neem dan contact op met je softwareleverancier, boekhouder, of vraag BVCM om advies. Samen kijken we welke oplossing het beste aansluit bij jouw bedrijf en hoe je het facturatieproces veilig en efficiënt kunt optimaliseren.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een papieren factuur, een PDF-factuur en een e-factuur?
Een papieren factuur is een fysiek document dat via de post wordt verstuurd. Een PDF-factuur daarentegen is een digitale versie van de factuur, die vaak per e-mail wordt verzonden en eruitziet als een papieren factuur. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand, meestal in UBL- of XML-formaat, dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware.
Is een PDF-factuur hetzelfde als een e-factuur?
Nee, dat is het niet. Een PDF is slechts een digitale afbeelding of kopie van een papieren factuur, terwijl een e-factuur gestructureerde gegevens bevat die direct leesbaar zijn voor boekhoudsystemen en dus volledig automatisch verwerkt kunnen worden.
Wat zijn de voordelen van een papieren factuur?
Een papieren factuur is tastbaar en gemakkelijk te begrijpen, vooral voor bedrijven die weinig digitale middelen hebben. Het is ook handig als bewijsstuk in traditionele administraties, en er is geen technische kennis nodig om ermee te werken.
Wat zijn de nadelen van papieren facturen?
Papieren facturen brengen hogere verzend- en verwerkingskosten met zich mee, zijn traag in levering, kunnen verloren gaan of beschadigd raken, en zijn minder duurzaam vanwege papiergebruik en transport.
