Factureren lijkt simpel, maar één kleine fout kan grote gevolgen hebben. Denk aan een verkeerd bedrag, een tikfout in het btw-nummer of het vergeten van een PO-nummer van de klant. Zulke fouten leiden vaak tot vertragingen in betalingen en frustraties bij zowel jou als je klant.
In deze blog laten we zien hoe e-Invoicing niet alleen fouten voorkomt, maar ook zorgt voor een efficiëntere, snellere en betrouwbaardere facturatie. Inclusief concrete voorbeelden uit de praktijk.
Wat is e-Invoicing?
E-Invoicing betekent dat je facturen niet meer handmatig maakt of als pdf per e-mail verstuurt, maar automatisch verzendt via een digitaal, gestructureerd formaat zoals UBL of Peppol. Hierdoor kan de ontvanger de factuur direct inlezen in zijn boekhoudsoftware zonder dat er handmatige invoer nodig is. Benieuwd hoe Peppol precies werkt? Ontdek het in onze blog: Hoe werkt Peppol en wat betekent het voor jouw e-facturen?
De voordelen van e-Invoicing op een rij
- Foutreductie door automatisering
Een van de grootste voordelen van e-Invoicing is het automatiseren van het volledige facturatieproces, van het opstellen tot het verzenden van de factuur. Waar je bij handmatige facturatie afhankelijk bent van menselijke invoer (zoals het intypen van bedragen, klantgegevens of btw-percentages), neemt e-Invoicing dit werk uit handen. Je factuurgegevens worden automatisch gegenereerd vanuit je boekhoudsysteem of ERP-systeem, waardoor menselijke fouten drastisch worden verminderd.
Typische fouten zoals een verkeerd btw-tarief, een ontbrekend referentienummer, of een verkeerd gespeld klantadres komen daardoor nauwelijks nog voor. Ook de kans op dubbele facturen neemt af, omdat het systeem bijhoudt welke facturen zijn verzonden en verwerkt.
Bovendien dwingt e-Invoicing je om te werken met gestandaardiseerde formaten (zoals UBL of Peppol), waardoor de benodigde velden altijd ingevuld moeten zijn voordat de factuur verzonden kan worden. Dit voorkomt onvolledige of incorrecte facturen.
Het resultaat? Minder correcties achteraf, minder heen-en-weer communicatie met klanten, en minder tijd kwijt aan het oplossen van fouten. Dat leidt niet alleen tot meer tevreden klanten, maar ook tot een professionelere en efficiëntere financiële administratie.
- Snellere betaling
Met e-Invoicing worden facturen automatisch en in een gestructureerd formaat verzonden, bijvoorbeeld via Peppol of in UBL-formaat. Dit betekent dat de factuur direct en zonder handmatige tussenkomst terechtkomt in het boekhoudsysteem van je klant. Daardoor wordt het risico op fouten, zoals ontbrekende PO-nummers of verkeerd gespelde bedrijfsnamen, vrijwel geëlimineerd.
Een correcte factuur die meteen in het juiste systeem belandt, hoeft niet handmatig te worden gecontroleerd of aangepast. Dat voorkomt vertragingen in het interne goedkeuringsproces van de klant. Denk aan situaties waarin facturen normaal gesproken blijven liggen omdat ze eerst door meerdere afdelingen of medewerkers moeten worden goedgekeurd of omdat er correcties nodig zijn.
Dankzij e-Invoicing verloopt dit proces veel gestroomlijnder: de factuur wordt automatisch herkend, gekoppeld aan de juiste inkooporder en ingepland voor betaling. Dit verkort de doorlooptijd aanzienlijk. Zeker bij grotere organisaties of overheidsinstanties waar processen vaak strak zijn ingericht kan dit het verschil maken tussen betaling binnen 30 dagen of pas na weken nabellen.
Kortom: hoe minder fouten en handmatige stappen, hoe sneller jouw factuur wordt verwerkt én betaald. Dat betekent meer zekerheid en een betere cashflow voor jouw bedrijf.
- Betere compliance en minder boetes
E-Invoicing zorgt er automatisch voor dat je facturen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dat komt doordat elektronische facturen worden opgesteld in een gestructureerd, gestandaardiseerd formaat zoals UBL (Universal Business Language) of via netwerken zoals Peppol. Deze formaten vereisen dat alle verplichte velden correct worden ingevuld voordat een factuur überhaupt verzonden kan worden.
Bij handmatige facturatie worden dit soort gegevens nog weleens vergeten of verkeerd ingevuld, wat kan leiden tot vertragingen, weigeringen of zelfs boetes bij belastingcontroles. Met e-Invoicing worden deze risico’s aanzienlijk verkleind, omdat het systeem controleert of alle vereiste informatie aanwezig is en of deze voldoet aan de technische en wettelijke normen.
Daarnaast wordt het met e-Invoicing gemakkelijker om aan internationale eisen te voldoen bijvoorbeeld als je zaken doet met klanten in andere EU-landen. Veel overheden en grotere organisaties accepteren inmiddels alleen nog e-facturen die voldoen aan specifieke standaarden. Door e-Invoicing te gebruiken, ben je automatisch ‘compliant’ met deze regels.
Kortom: e-Invoicing helpt je om op een veilige en verantwoorde manier te factureren, zonder dat je je druk hoeft te maken over ontbrekende gegevens of boetes achteraf.
- Tijdbesparing voor jou én je klant
Met e-Invoicing wordt het verzenden van een factuur een kwestie van enkele seconden. Je hoeft geen factuur meer handmatig op te stellen in Word of Excel, om te zetten naar pdf, als bijlage te e-mailen en vervolgens te wachten of erger: na te bellen of je klant de factuur heeft ontvangen en verwerkt.
Het hele proces verloopt geautomatiseerd: je selecteert de klant, vult de gegevens in je boekhoudsysteem in (of ze worden automatisch ingevuld via een order- of projectkoppeling), en met één klik wordt de e-factuur verzonden in een gestructureerd formaat. Geen tussenstappen meer, geen kans op verkeerde bijlagen of verouderde templates.
Ook aan de kant van de klant levert dit grote tijdswinst op. Omdat e-facturen automatisch kunnen worden ingelezen in hun boekhoudsoftware, hoeft niemand de gegevens handmatig over te nemen of te controleren. De factuur wordt meteen gekoppeld aan een inkooporder of projectnummer, klaar voor goedkeuring en betaling. Dit versnelt de verwerking aanzienlijk, vooral bij organisaties met een hoge factuurvolumes of complexe interne processen.
Deze tijdswinst zorgt niet alleen voor een soepelere samenwerking, maar maakt ook ruimte vrij voor belangrijkere taken bij zowel jou als je klant. Minder administratieve handelingen betekent simpelweg meer focus op je core business.
- Beter inzicht en minder discussie
E-Invoicing zorgt voor volledige transparantie in het facturatieproces. Omdat alles digitaal en gestructureerd wordt verwerkt, heb je op elk moment helder zicht op de status van je facturen. Je kunt direct zien of een factuur is verzonden, ontvangen, in behandeling is genomen, goedgekeurd of al betaald. Dit geeft jou als ondernemer veel meer controle over je cashflow en helpt je om sneller actie te ondernemen als een betaling uitblijft.
Bij traditionele facturatie, bijvoorbeeld via pdf of e-mail, blijft het vaak gissen: is de factuur goed aangekomen? Is hij door de juiste persoon geopend?
Moet je gaan nabellen of nogmaals sturen? Dat soort onzekerheden verdwijnen met e-Invoicing. Het digitale systeem registreert elke stap, waardoor je altijd kunt aantonen dat een factuur correct en volledig is verzonden.
Bovendien voorkom je veelvoorkomende discussies over ontbrekende gegevens, verkeerde bedragen of onduidelijke omschrijvingen. Doordat e-Invoicing werkt met gestandaardiseerde formats, wordt elke factuur gecontroleerd op volledigheid voordat deze verzonden wordt. Dat maakt het risico op misverstanden of afwijzingen een stuk kleiner.
Kortom: e-Invoicing geeft je grip op het proces, verkleint de kans op fouten en zorgt voor een soepele, professionele communicatie tussen jou en je klant. En dat scheelt niet alleen tijd, maar ook frustratie.
Klaar om fouten te voorkomen?
E-Invoicing is geen toekomstmuziek meer, het is de nieuwe standaard. Of je nu een kleine ondernemer bent of werkt bij een groter bedrijf: door over te stappen op e-Invoicing verminder je fouten, bespaar je tijd en verbeter je je cashflow.
Conclusie
E-Invoicing biedt een krachtig antwoord op veelvoorkomende problemen in het facturatieproces. Door fouten te minimaliseren, betalingen te versnellen en te zorgen voor betere naleving van wet- en regelgeving, maakt elektronische facturatie jouw administratie niet alleen efficiënter maar ook betrouwbaarder. Het bespaart tijd voor zowel jou als je klant en geeft je meer grip op je cashflow en factuurstatus. Of je nu kosten wilt verlagen, frustratie wilt voorkomen of gewoon professioneler wilt werken, met e-Invoicing zet je een slimme stap richting een toekomstbestendige bedrijfsvoering.
