Steeds meer organisaties vertrouwen op het Peppol-netwerk voor hun e-facturatie. Terecht, want Peppol biedt een gestandaardiseerde, veilige manier om facturen elektronisch uit te wisselen tussen leveranciers en afnemers. Het netwerk is in veel Europese landen zelfs dé standaard voor elektronische facturatie aan overheden en groeit snel in populariteit bij bedrijven. Toch schuilt er een misverstand dat organisaties duur kan komen te staan: afleveren via Peppol betekent niet automatisch dat de factuur ook daadwerkelijk door de klant is ontvangen of verwerkt.
In deze blog leggen we uit waar dat misverstand vandaan komt, wat de risico’s zijn en hoe u als organisatie kunt zorgen voor echte zekerheid in uw facturatieproces.
Aflevering vs. Ontvangst
Wanneer een factuur via Peppol wordt verstuurd, ontvangt de verzender vrijwel direct een zogenoemd evidence file. Dit bestand bewijst dat de factuur technisch gezien is afgeleverd bij het Access Point van de ontvanger. Voor veel bedrijven voelt dit als een ontvangstbevestiging: de factuur is immers aangekomen bij de ‘deur’ van de klant. Maar in werkelijkheid zegt dit bewijs niets over wat er daarna gebeurt.
Het kan namelijk gebeuren dat de factuur:
- wel aankomt bij het Access Point, maar niet wordt doorgestuurd naar het ERP- of boekhoudsysteem van de klant;
- in een wachtrij blijft hangen en pas veel later verwerkt wordt;
- door de klant niet wordt gezien of per ongeluk wordt genegeerd.
In al deze gevallen staat de verzender met lege handen. De factuur is technisch verzonden, maar de betaling blijft uit.
De rol van de Invoice Message Response (IMR)
Echte zekerheid ontstaat pas wanneer de ontvanger actief terugkoppelt. Binnen Peppol kan dit met behulp van de Invoice Message Response (IMR). Dit statusbericht wordt door de ontvanger gegenereerd en kan aangeven dat een factuur:
- ontvangen is;
- in behandeling is genomen;
- of zelfs geweigerd is vanwege fouten of ontbrekende gegevens.
Pas met een IMR weet u zeker dat uw klant de factuur niet alleen heeft gekregen, maar ook daadwerkelijk heeft verwerkt. Helaas ondersteunt niet elke organisatie of elk ERP-systeem standaard dit soort terugkoppelingen, waardoor het risico op onduidelijkheid groot blijft.
Waarom dit cruciaal is voor uw cashflow
Een factuur die niet wordt gezien, is een factuur die niet betaald wordt. En elke gemiste betaling heeft direct effect op uw cashflow. Zonder zekerheid over ontvangst ontstaat bovendien discussie: u heeft bewijs van verzending, de klant zegt niets te hebben ontvangen. Het gevolg? Extra administratief werk, vertragingen en soms zelfs juridische trajecten.
Cashflow is de levensader van elke organisatie. Zeker in tijden van economische onzekerheid kan één ontbrekende betaling het verschil maken tussen ruimte voor groei en financiële druk. Grip op uw facturatieproces is dus niet alleen een operationele kwestie, maar een strategische noodzaak.
Hoe voorkomt u problemen?
Bij BVCM weten we dat het facturatieproces niet stopt bij de technische aflevering van een factuur. Wij helpen organisaties om zekerheid en grip te krijgen door:
- Gegarandeerd afleveren van de factuur: Niet alleen via Peppol, maar met aanvullende checks en monitoring.
- Volledig audittrail van de factuur: Inclusief bewijsstukken die de authenticiteit en integriteit van elk document waarborgen.
- Actieve opvolging bij uitblijvende betaling: Wanneer er ondanks correcte verzending en ontvangst toch geen betaling volgt, nemen wij proactief contact op om de oorzaak te achterhalen en het proces te versnellen.
Door deze aanpak gaat facturatie verder dan technologie. Het wordt een integraal proces waarin communicatie, opvolging en zekerheid centraal staan.
Eén Access Point: overzicht en betrouwbaarheid
Een bijkomend aandachtspunt is het gebruik van meerdere Access Points. Wanneer u facturen verzendt via de ene serviceprovider en ontvangt via een andere, kan het gebeuren dat cruciale feedbackberichten – zoals een IMR – niet bij u terechtkomen. Het werken met één Access Point voor zowel verzending als ontvangst maakt de keten overzichtelijker, betrouwbaarder en vaak ook goedkoper.
Conclusie
Peppol is een krachtig netwerk dat de basis vormt voor moderne e-facturatie. Maar wie denkt dat afleveren via Peppol gelijkstaat aan ontvangen door de klant, loopt onnodige risico’s. Alleen met aanvullende bevestigingen, een volledig audittrail en actieve opvolging weet u zeker dat uw facturen niet alleen verzonden, maar ook verwerkt en betaald worden.
