Polen vervroegt authenticatieregels voor KSeF

Polen blijft grote stappen zetten in de digitalisering van btw-processen. Met Regulation No. 169 heeft de Poolse overheid de regels voor authenticatie binnen het National e-Invoice System (KSeF) aangepast. De belangrijkste verandering: belangrijke deadlines voor identificatie en toegang zijn naar voren gehaald.

Voor bedrijven die zaken doen in Polen of daar facturen moeten rapporteren, is het belangrijk om deze wijzigingen goed te begrijpen en tijdig voorbereidingen te treffen.

Wat is KSeF?

Het Krajowy System e-Faktur (KSeF) is het nationale platform voor elektronische facturatie in Polen. Via dit systeem worden facturen digitaal ingediend, gevalideerd en gedeeld met de belastingautoriteiten.

KSeF maakt deel uit van een bredere Europese trend waarbij landen overstappen op real-time of near real-time e-invoicing en btw-rapportage om fraude te verminderen en belastinginning te verbeteren.

Om toegang te krijgen tot KSeF moeten bedrijven zich identificeren en authenticeren via specifieke digitale methoden.

Nieuwe regels voor authenticatie

Regulation No. 169 introduceert aangepaste data voor de authenticatiemethoden binnen KSeF. De belangrijkste verandering is dat bepaalde verplichtingen eerder ingaan dan oorspronkelijk gepland.

1. Trusted signature authenticatie

Bedrijven kunnen gebruikmaken van een trusted signature om hun identiteit te bevestigen binnen het systeem.

De nieuwe ingangsdatum:

• 13 februari 2026

Dit was eerder gepland voor:

• 31 maart 2026

Dit betekent dat bedrijven ruim anderhalve maand eerder een vertrouwde digitale handtekening moeten gebruiken voor authenticatie onder de overgangsregels.

2. Verplichte elektronische identificatie

Daarnaast wordt het gebruik van elektronische identificatie (e-ID) verplicht voor authenticatie binnen KSeF.

Nieuwe ingangsdatum:

• 14 februari 2026

Dit was eerder gepland voor:

• 1 april 2026

Ook hier worden de deadlines dus significant naar voren gehaald.

Wat betekent dit voor bedrijven?

De vervroegde deadlines betekenen dat organisaties die met KSeF werken hun voorbereidingen moeten versnellen. Denk hierbij aan:

• Implementatie van digitale identificatiemethoden
• Configuratie van toegang tot het KSeF-platform
• Integratie van e-invoicing software of middleware
• Aanpassen van interne compliance-processen
  
  

Voor internationale bedrijven of shared service centers kan dit ook impact hebben op:

• ERP-integraties
• Identity & access management
• Machtigingen voor accountants of serviceproviders
  
  

Waarom Polen deze deadlines vervroegt

Polen werkt al enkele jaren aan de invoering van verplichte e-facturatie. Door authenticatieregels eerder in te laten gaan wil de overheid:

• De veiligheid van toegang tot KSeF verbeteren
• Bedrijven eerder laten wennen aan digitale identificatie
• De uitrol van verplichte e-invoicing beter voorbereiden

Dit past binnen een bredere Europese trend waarin landen zoals Italië, Frankrijk en Duitsland hun digitale btw-systemen uitbreiden.

Wat moeten bedrijven nu doen?

Bedrijven die facturen via KSeF moeten verwerken doen er goed aan om:

1. Hun authenticatiemethode te controleren
2. Te zorgen voor trusted signature of e-ID toegang
3. Hun IT-integraties met KSeF te testen
4. De nieuwe deadlines op te nemen in hun compliance planning

Door nu actie te ondernemen kunnen organisaties problemen voorkomen wanneer de nieuwe regels van kracht worden.

Conclusie

Met Regulation No. 169 versnelt Polen de implementatie van digitale identificatie binnen het KSeF e-invoicing systeem. Zowel trusted signature authenticatie (13 februari 2026) als verplichte elektronische identificatie (14 februari 2026) gaan eerder in dan gepland.

Voor bedrijven betekent dit dat de voorbereidingen voor toegang tot KSeF sneller moeten worden afgerond. Tijdige implementatie van de juiste authenticatiemethoden is essentieel om compliant te blijven met de Poolse e-invoicing regelgeving.