E-invoicing Frankrijk: voorbereiding op 1 september 2026

De Franse belastingdienst heeft praktische richtlijnen gepubliceerd voor de invoering van verplichte e-invoicing op 1 september 2026. De handleiding beschrijft hoe bedrijven moeten omgaan met technische problemen, bedrijfscontinuïteit en het aantonen van compliance tijdens de opstartfase. 

Verplichte e-invoicing in Frankrijk gaat van start

De verplichte invoering van e-invoicing in Frankrijk begint op 1 september 2026. Nu deze datum dichterbij komt, bevinden veel organisaties zich in de laatste fase van hun implementatie.

Partner Dematerialisation Platforms, ook wel PDP’s genoemd, worden aangesloten, technische tests worden uitgevoerd en financiële teams bereiden hun operationele processen voor. Hoewel de wettelijke verplichtingen grotendeels bekend zijn, bestaan er nog veel vragen over de dagelijkse praktijk. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een elektronische factuur op de eerste dag niet kan worden verzonden? Mag een factuur via een andere route worden verwerkt wanneer een platform tijdelijk niet beschikbaar is? En leiden technische opstartproblemen direct tot boetes?

Om deze vragen te beantwoorden, heeft de Franse belastingdienst, de Direction générale des Finances publiques (DGFiP), een praktische handleiding voor de opstart gepubliceerd. De handleiding bevat geen nieuwe wetgeving en verandert de ingangsdatum niet. Het document verduidelijkt hoe bedrijven tijdens de eerste weken van de Franse e-invoicingverplichting moeten handelen bij technische en operationele problemen.

De ingangsdatum blijft 1 september 2026

De DGFiP bevestigt opnieuw dat de hervorming op 1 september 2026 van kracht wordt. Er is geen sprake van uitstel of opschorting.

Vanaf die datum gelden de volgende verplichtingen:

• Alle ondernemingen die onder de regelgeving vallen, moeten elektronische facturen kunnen ontvangen.
• Grote ondernemingen en middelgrote ondernemingen moeten elektronische facturen verzenden via een erkend Partner Dematerialisation Platform.
• De relevante verplichtingen voor e-reporting treden eveneens in werking.

De praktische flexibiliteit uit de handleiding verandert deze wettelijke vereisten niet. Bedrijven moeten hun implementatie daarom voortzetten en aantoonbaar blijven werken aan volledige naleving.

Bedrijfscontinuïteit heeft prioriteit

Een van de belangrijkste uitgangspunten van de DGFiP is dat tijdelijke technische problemen de bedrijfsvoering niet onnodig mogen stilleggen.

Wanneer elektronische facturen door een technisch of operationeel probleem tijdelijk niet kunnen worden uitgewisseld, mogen bedrijven gebruikmaken van bestaande kanalen, zoals:

• e-mail;
• pdf-facturen;
• papieren facturen;
• bestaande EDI-verbindingen.

Facturen die tijdelijk via deze kanalen worden verzonden, kunnen geldig blijven voor verwerking, betaling en btw-aftrek. Ze moeten wel betrekking hebben op een daadwerkelijke zakelijke transactie en alle wettelijk vereiste gegevens bevatten.

Deze mogelijkheid betekent niet dat elektronisch factureren optioneel wordt. Alternatieve kanalen zijn uitsluitend bedoeld als tijdelijke oplossing om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Organisaties moeten ondertussen doorgaan met het oplossen van problemen en de overstap naar volledige e-invoicing voltooien.

Voor financiële afdelingen betekent dit dat de livegang niet als een alles-of-nietsmoment hoeft te worden beschouwd. Het belangrijkste is dat de factuurverwerking doorgaat, terwijl de organisatie de resterende elektronische processen verder stabiliseert.

Begin met e-invoicing waar de organisatie gereed is

De DGFiP adviseert organisaties om niet te wachten totdat iedere juridische entiteit, klant, leverancier of factuurstroom volledig is voorbereid. Bedrijven kunnen elektronische facturatie het beste gefaseerd invoeren. Start met processen die technisch en operationeel gereed zijn en geef prioriteit aan omvangrijke of bedrijfskritische factuurstromen. Complexere onderdelen kunnen na de livegang verder worden gestabiliseerd.

Deze aanpak is vooral relevant voor organisaties met:

• meerdere juridische entiteiten;
• verschillende ERP-systemen;
• internationale activiteiten;
• shared service centers;
• uiteenlopende factuurstromen.

Bij omvangrijke implementaties worden zelden alle onderdelen op hetzelfde moment afgerond. Door te beginnen met volwassen processen voorkomt een organisatie dat de volledige implementatie wordt vertraagd door een beperkt aantal complexe uitzonderingen.

Compliance draait om aantoonbare voortgang

De wettelijke verplichtingen gelden volledig vanaf de ingangsdatum. Toch betekent een technisch probleem tijdens de eerste weken niet automatisch dat een onderneming direct een boete krijgt. De Franse belastingdienst kijkt naar de manier waarop een organisatie met problemen omgaat en of zij kan aantonen dat actief wordt gewerkt aan compliance.

Relevant bewijsmateriaal kan onder meer bestaan uit:

• een implementatieplan;
• bewijs van aansluiting op een PDP;
• testresultaten;
• incidentregistraties;
• supporttickets;
• foutmeldingen;
• corrigerende maatregelen;
• communicatie met softwareleveranciers;
• een gefaseerde uitrolplanning.

Van bedrijven wordt dus niet verwacht dat ieder proces vanaf de eerste dag foutloos functioneert. Wel moeten zij kunnen laten zien dat de implementatie beheerst wordt uitgevoerd, problemen tijdig worden aangepakt en structureel wordt toegewerkt naar volledige naleving.

Voorkom dubbele facturen en rapportages

Tijdens de overgangsperiode zijn goede operationele controles essentieel. Wanneer elektronische en tijdelijke factuurkanalen naast elkaar worden gebruikt, neemt het risico op dubbele verwerking toe.

Financiële teams moeten daarom maatregelen treffen om de volgende situaties te voorkomen:

• dubbele factuurverwerking;
• dubbele betalingen;
• dubbele boekingen;
• dubbele btw-aftrek;
• dubbele e-reporting.

Ook wanneer e-reporting door een technische storing niet direct mogelijk is, moet de organisatie de vereiste gegevens blijven verzamelen. Zodra de systemen weer beschikbaar zijn, moeten de ontbrekende gegevens alsnog worden ingediend. Daarbij moeten volledigheid, juistheid en consistentie van de data worden gewaarborgd.

Een succesvolle implementatie van e-invoicing in Frankrijk is daarom niet alleen afhankelijk van technologie. Ook reconciliatie, procesbeheersing, gegevenskwaliteit en duidelijke verantwoordelijkheden spelen een belangrijke rol.

Documenteer iedere stap van de implementatie

Documentatie vormt een belangrijk onderdeel van de Franse e-invoicingimplementatie. De DGFiP adviseert bedrijven om bewijs van hun voorbereidingen en compliance-inspanningen zorgvuldig te bewaren. Denk hierbij aan:

• project- en implementatieplannen;
• technische testresultaten;
• communicatie met PDP’s en softwareleveranciers;
• incidenten en foutmeldingen;
• supportverzoeken;
• uitrolschema’s;
• genomen herstelmaatregelen;
• interne besluiten en proceswijzigingen.

Deze informatie moet tijdens het project worden vastgelegd. Achteraf reconstrueren welke acties zijn uitgevoerd, is vaak lastig en kan leiden tot onvolledige dossiers.

Wanneer na de livegang vragen ontstaan, moet een organisatie kunnen aantonen wat er is gebeurd, welke maatregelen zijn genomen en hoe zij is blijven werken aan volledige compliance.

Vijf vragen voor financiële teams

Voor 1 september 2026 moeten financiële en fiscale teams ten minste de volgende vijf vragen kunnen beantwoorden:

1. Is onze PDP aangesloten, getest en gereed voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen?
2. Kunnen alle juridische entiteiten binnen de scope elektronische facturen ontvangen?
3. Zijn er gedocumenteerde noodprocedures voor technische of operationele storingen?
4. Zijn er controles ingericht om dubbele facturen, betalingen, boekingen en btw-rapportages te voorkomen?
5. Kunnen wij onze inspanningen aantonen met testresultaten, documentatie en een duidelijke implementatieplanning?

De richtlijnen maken duidelijk dat de implementatie verder gaat dan alleen een technische koppeling. Organisaties moeten hun bedrijfsvoering kunnen voortzetten en tegelijkertijd aantonen dat zij beheerst naar volledige naleving toewerken.

Wat moeten bedrijven nu doen?

De Franse belastingdienst heeft de e-invoicinghervorming niet gewijzigd, maar biedt bedrijven wel een praktisch kader voor de eerste weken na de livegang.

Organisaties doen er goed aan om vóór 1 september 2026 de volgende acties af te ronden:

• voltooi de aansluiting op de PDP;
• test het verzenden en ontvangen van elektronische facturen;
• controleer of alle entiteiten binnen de scope facturen kunnen ontvangen;
• leg tijdelijke noodprocedures vast;
• versterk controles op dubbele verwerking en betalingen;
• valideer de processen voor e-reporting;
• documenteer tests, incidenten en herstelmaatregelen;
• stel een realistische planning op voor resterende factuurstromen.

De best voorbereide organisaties zijn niet noodzakelijk de bedrijven waarbij ieder proces vanaf de eerste dag perfect functioneert. Het zijn vooral de organisaties die hun factuurverwerking kunnen voortzetten, problemen snel oplossen en duidelijk kunnen aantonen dat zij werken aan volledige compliance.

Klaar voor e-invoicing in Frankrijk? 

Wilt u zeker weten dat uw organisatie op tijd klaar is voor de Franse e-invoicingverplichtingen? Onze Smart E-Invoicing specialisten helpen u graag met de voorbereiding, implementatie en optimalisatie van uw elektronische facturatieprocessen.

Neem contact op met een van onze Smart E-Invoicing specialisten en ontdek hoe Evieda uw organisatie ondersteunt bij een soepele overstap naar compliant e-invoicing 👇

Plan een gesprek met onze Smart E-Invoicing specialisten