Facturen uitprinten, inscannen of per PDF versturen lijkt misschien efficiënt, maar is allang achterhaald. Met de opkomst van e-Invoicing verandert de manier waarop bedrijven factureren fundamenteel. Niet alleen sneller en veiliger, maar ook veel nauwkeuriger en vaak wettelijk verplicht.
Deze blog biedt een diepgaand inzicht in wat e-Invoicing precies is, hoe het werkt en waarom het relevant is voor moderne organisaties. Ook worden de praktische toepassingen, veelgemaakte fouten en toekomstige ontwikkelingen besproken.
Wat is e-Invoicing?
e-Invoicing, ofwel elektronische facturatie, is het volledig geautomatiseerd versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd, digitaal formaat. In tegenstelling tot PDF- of papieren facturen, worden e-facturen direct tussen systemen uitgewisseld, zonder tussenkomst van handmatige handelingen of e-mail.
De structuur van een e-factuur is meestal gebaseerd op internationale standaarden zoals UBL (Universal Business Language) of Peppol BIS, waardoor integratie tussen boekhoudsystemen eenvoudiger wordt.
Waarom is het belangrijk?
- Foutreductie: Minder menselijke fouten door automatische verwerking.
- Snelle verwerking: Facturen komen direct in het boekhoudsysteem van de ontvanger.
- Compliance: Steeds meer overheden vereisen e-facturen bij zakelijke transacties (B2G).
- Efficiëntie: Tijdsbesparing in administratie en btw-aangifte.
- Beveiliging: Minder kans op fraude of misbruik.
Praktische voorbeelden of toepassingen
e-Invoicing wordt in verschillende sectoren en situaties toegepast. Van overheidsopdrachten tot intercompany facturatie: het systeem maakt administratie slimmer.
Voorbeeld 1: Leverancier aan gemeente
Een ICT-bedrijf levert diensten aan een Nederlandse gemeente. Sinds april 2019 is e-Invoicing verplicht voor B2G. De factuur wordt via het Peppol-netwerk verzonden in UBL-formaat en automatisch verwerkt in het systeem van de gemeente.
Voorbeeld 2: Intercompany facturatie tussen dochterbedrijven
Een internationaal concern gebruikt e-Invoicing om facturen uit te wisselen tussen dochterbedrijven in Duitsland en Nederland. Hierdoor wordt btw-rapportage in beide landen correct en consistent uitgevoerd.
Hoe e-Invoicing toepassen in de praktijk
Implementatie van e-Invoicing vereist technische, administratieve en juridische voorbereiding. Hieronder een stapsgewijze aanpak:
Stap 1: Inventariseer de huidige factuurstromen
Breng in kaart welke facturen verstuurd en ontvangen worden, met welke systemen, en of er al een standaardformaat gebruikt wordt.
Stap 2: Kies een geschikte e-Invoicing-oplossing
Kies software of een boekhoudpakket dat ondersteuning biedt voor UBL-standaard en Peppol-netwerk. Denk aan tools zoals Exact, Twinfield of Visma.
Stap 3: Koppel systemen en registreer op Peppol
Verbind de boekhoudsoftware met een access point en registreer het bedrijf op het Peppol-netwerk.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Verwarren van e-facturen met PDF's
PDF is niet hetzelfde als een echte e-factuur. Gebruik gestructureerde formats zoals UBL. - Geen registratie op Peppol
Zonder toegang tot het netwerk kunnen facturen niet verzonden worden. - Verkeerde btw-codes of fouten in velden
Controleer mapping van btw-tarieven tussen systemen. Laat dit testen door een specialist. - Geen interne afstemming met boekhouding en IT
Betrek alle stakeholders bij implementatie. - Vergeten testfacturen te verzenden
Test vóór livegang met klanten en leveranciers.
e-Invoicing en de toekomst
e-Invoicing groeit explosief onder invloed van wetgeving, technologie en globalisering.
- In de EU wordt e-Invoicing in 2028 naar verwachting verplicht voor alle B2B-transacties als onderdeel van het VAT in the Digital Age (ViDA)-initiatief.
- Steeds meer landen ontwikkelen nationaal facturatieplatforms (zoals SDI in Italië, Chorus Pro in Frankrijk).
- Nieuwe technologieën zoals blockchain en AI-powered audit tools worden geïntegreerd in e-facturatieprocessen.
Conclusie
e-Invoicing betekent meer dan digitaal factureren. Het is een gestandaardiseerd, veilig en toekomstbestendig systeem dat administratieve processen automatiseert en belastingrapportage vereenvoudigt.
Voor organisaties die veel facturen verwerken of zaken doen met overheden, is het geen optie, maar noodzaak. Door tijdig te investeren in een goede implementatie, worden fouten voorkomen en ontstaat een efficiëntere boekhouding.
Veelgestelde vragen over e-Invoicing
Vraag 1: Is een PDF-factuur ook e-Invoicing?
Nee, een PDF is een digitaal document, maar bevat geen gestructureerde data die automatisch door software verwerkt kan worden.
Vraag 2: Is e-Invoicing verplicht in Nederland?
Voor B2G-facturatie (aan de overheid) is e-Invoicing verplicht. Voor B2B is het (nog) vrijwillig, maar dit verandert waarschijnlijk in de toekomst.
Vraag 3: Wat is het verschil tussen UBL en Peppol?
UBL is een formaat voor e-facturen. Peppol is een netwerk waarmee deze facturen veilig verzonden kunnen worden.
Vraag 4: Hoe lang duurt het om e-Invoicing in te voeren?
Afhankelijk van het systeem kan dit binnen enkele dagen tot weken geregeld zijn, mits de juiste software en ondersteuning beschikbaar is.
Vraag 5: Heeft e-Invoicing invloed op btw-aangifte?
Ja, doordat de btw-gegevens gestructureerd worden verwerkt, is de kans op fouten kleiner en zijn btw-aangiftes sneller te verwerken.
