E-facturatie governance voor B2B en B2G in 2026

Steeds meer organisaties krijgen te maken met nieuwe eisen rondom elektronische facturatie. Door de verdere digitalisering van financiële processen en de ontwikkeling van Europese regelgeving is het niet langer voldoende om alleen digitale facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Ook de inrichting van processen, verantwoordelijkheden en interne controles wordt steeds belangrijker.

Een goed compliance governance model helpt organisaties om e-facturatie compliance structureel te borgen. In deze handleiding leest u hoe u een governance model opzet, welke onderdelen daarbij horen en hoe u uw processen periodiek kunt toetsen.

Stap 1. Breng uw e-facturatieprocessen in kaart

Een governance model begint met inzicht in de huidige situatie. Maak daarom een overzicht van alle processen rondom elektronische facturatie. Breng onder meer in kaart:

• hoe facturen worden opgesteld;
• hoe facturen worden verzonden en ontvangen;
• welke systemen worden gebruikt;
• welke afdelingen betrokken zijn;
• welke controles momenteel plaatsvinden.

Vergeet daarbij niet onderscheid te maken tussen B2B en B2G facturatie. Voor beide kunnen andere eisen of standaarden gelden.

Stap 2. Inventariseer de geldende regelgeving

Controleer vervolgens welke e-invoicing regelgeving op uw organisatie van toepassing is. Denk hierbij aan:

• Europese regelgeving;
• nationale wetgeving;
• sectorspecifieke eisen;
• factuurstandaarden;
• archiveringsverplichtingen;
• beveiligings- en privacyregels.

Door deze verplichtingen vast te leggen ontstaat een duidelijk uitgangspunt voor uw governance model.

Stap 3. Wijs verantwoordelijkheden toe

Een effectief compliance governance model maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van het e-facturatieproces. Leg bijvoorbeeld vast wie verantwoordelijk is voor:

• compliance;
• procesbeheer;
• IT-beheer;
• systeemwijzigingen;
• monitoring;
• interne controles;
• rapportage.

Door verantwoordelijkheden expliciet toe te wijzen voorkomt u dat belangrijke controles tussen afdelingen blijven liggen.

Stap 4. Richt interne controles in

Interne beheersing vormt de basis van duurzame e-facturatie compliance. Controleer of maatregelen aanwezig zijn voor onder andere:

• functiescheiding;
• autorisatiebeheer;
• gegevensvalidatie;
• logging;
• wijzigingsbeheer;
• incidentregistratie;
• periodieke controles.

Documenteer deze controles zodat aantoonbaar is hoe de organisatie compliance bewaakt.

Stap 5. Toets uw e-invoicing processen

Een governance model is alleen effectief wanneer processen regelmatig worden beoordeeld. Door periodiek e-invoicing processen te toetsen kunt u vaststellen of:

• processen nog aansluiten op de regelgeving;
• systemen correct functioneren;
• interne controles effectief zijn;
• nieuwe risico's zijn ontstaan.

Het uitvoeren van periodieke controles helpt om afwijkingen tijdig te signaleren en verbetermaatregelen te nemen.

Stap 6. Voer onafhankelijke compliance assessments uit

Naast interne controles is het verstandig om regelmatig gebruik te maken van onafhankelijke compliance assessments.

Een onafhankelijke beoordeling geeft inzicht in risico's die intern minder snel worden opgemerkt en toetst de organisatie aan actuele wet- en regelgeving en best practices. Hierdoor ontstaat een objectief beeld van de volwassenheid van de e-facturatieprocessen.

Stap 7. Houd uw governance model actueel

Wet- en regelgeving rondom elektronische facturatie blijft zich ontwikkelen. Controleer daarom periodiek of uw governance model nog aansluit op de actuele situatie. Plan bijvoorbeeld een jaarlijkse evaluatie waarbij u beoordeelt:

• wijzigingen in regelgeving;
• veranderingen in systemen;
• nieuwe leveranciers of klanten;
• gewijzigde interne processen;
• resultaten van eerdere assessments.

Zo blijft uw organisatie voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.

Checklist: Is uw governance model op orde?

Gebruik onderstaande checklist als eerste controle.

☐ Alle e-facturatieprocessen zijn gedocumenteerd.

☐ De relevante e-invoicing regelgeving is geïnventariseerd.

☐ Rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

☐ Interne controles zijn ingericht en gedocumenteerd.

☐ E-invoicing processen worden periodiek getoetst.

☐ Onafhankelijke compliance assessments maken onderdeel uit van de governance.

☐ Het governance model wordt regelmatig geëvalueerd en bijgewerkt.

Doe de gratis e-facturatie compliance scan

Wilt u weten hoe uw organisatie ervoor staat op het gebied van e-facturatie compliance? Met de gratis online e-facturatie compliance scan van BVCM krijgt u inzicht in de mate waarin uw facturatieproces voldoet aan de Europese e-facturatieregels.

De scan is eenvoudig online in te vullen en helpt u mogelijke compliance-risico's en verbeterpunten binnen uw B2B- en B2G-facturatieprocessen te herkennen. Op basis van uw antwoorden ontvangt u een eerste beoordeling en praktische handvatten om uw governance en e-facturatieprocessen verder te versterken.

Start direct met de gratis e-facturatie compliance scan en ontdek hoe goed uw organisatie is voorbereid op de e-invoicing regelgeving van 2026 en daarna.