Het Poolse ministerie van Financiën introduceert per 1 januari 2026 een nieuwe functionaliteit binnen KSeF 2.0: het verzenden van gestructureerde e-facturen met bijlagen.
Hoewel het gebruik van bijlagen optioneel blijft, gelden er strikte registratie-, technische en inhoudelijke voorwaarden. Bedrijven die hiervan gebruik willen maken, moeten hun processen en systemen tijdig aanpassen om compliant te blijven met de Poolse e-invoicingregels. Deze update past binnen de bredere overgang naar KSeF 2.0 en de voorbereidingen op het verplichte e-invoicingmandaat in Polen in 2026.
Factuurbijlagen in KSeF 2.0: wat verandert er?
Met KSeF 2.0 wordt het mogelijk om aanvullende informatie mee te sturen als integraal onderdeel van het gestructureerde XML-factuurformaat. Bijlagen zijn uitsluitend bedoeld ter ondersteuning van fiscale gegevens op de factuur en mogen niet worden gebruikt voor algemene documentuitwisseling.
Belangrijk is dat bijlagen niet los worden verstuurd, maar altijd technisch en inhoudelijk gekoppeld zijn aan de e-factuur zelf.
Verplichte registratie via de e-Tax Office
Voordat een belastingplichtige facturen met bijlagen mag verzenden via KSeF 2.0, is voorafgaande registratie vereist via de e-Tax Office. Deze registratie gebeurt door middel van een formele melding en wordt doorgaans binnen drie werkdagen verwerkt.
Vereiste informatie bij registratie
De melding moet onder meer bevatten:
- Identificatiegegevens van de belastingplichtige
- Een contact-e-mailadres
- Het type activiteiten waarvoor bijlagen worden gebruikt (bijvoorbeeld nutsvoorzieningen of telecommunicatie)
- Technische parameters, zoals:
- het geschatte gemiddelde aantal facturen per maand
- de gemiddelde grootte van facturen (in kilobytes)
Na goedkeuring ontvangt de belastingplichtige een bevestiging per e-mail. Pas daarna kan de bijlagenfunctionaliteit in KSeF 2.0 worden gebruikt.
Wie mag de registratie indienen?
De registratie kan worden gedaan door:
- Individuele belastingplichtigen met een NIP-nummer
- Niet-individuele belastingplichtigen (zoals ondernemingen), via een gemachtigde organisatorische accountgebruiker
Het autorisatiemodel sluit aan op de bestaande KSeF-toegangsrechten en moet correct zijn ingericht voor indiening.
Welke factuurbijlagen zijn toegestaan in KSeF 2.0?
Alle bijlagen moeten fiscaal relevant zijn en direct verband houden met de factuurtransactie.
Toegestane bijlagen
Bijlagen mogen uitsluitend gegevens bevatten die:
- fiscale informatie op de factuur toelichten of onderbouwen
- onlosmakelijk verbonden zijn met de gefactureerde transactie
Niet-toegestane bijlagen
De volgende inhoud is expliciet uitgesloten:
- losse of ongestructureerde bestanden
- marketing- of promotioneel materiaal
- contracten of overeenkomsten
- acceptatie- of leveringsprotocollen
- prijslijsten of algemene documentatie
KSeF mag niet worden gebruikt als kanaal voor niet-factuurgerelateerde communicatie.
Compliance-risico’s en sancties
Het Poolse ministerie van Financiën benadrukt dat misbruik van bijlagen gevolgen heeft. Wanneer bijlagen niet voldoen aan de geldende regels, kan het recht om facturen met bijlagen te verzenden worden ingetrokken.
Daarnaast kunnen belastingplichtigen zelf verzoeken om het gebruik van bijlagen te beëindigen. In dat geval wordt de functionaliteit formeel gedeactiveerd binnen KSeF 2.0.
Wat betekent dit voor bedrijven richting het KSeF-mandaat van 2026?
De introductie van factuurbijlagen binnen KSeF 2.0 biedt extra flexibiliteit voor specifieke sectoren en facturatiescenario’s, maar verhoogt ook de compliance-complexiteit. Bedrijven moeten zorgvuldig beoordelen of bijlagen noodzakelijk zijn en of hun ERP- en e-invoicingsystemen hier technisch en inhoudelijk op zijn voorbereid.
Deze ontwikkeling onderstreept de bredere trend in Polen naar strikt gecontroleerde, volledig gestructureerde en audit-bare e-invoicingprocessen.
Belangrijkste aandachtspunten voor bedrijven
- Registreer het gebruik van factuurbijlagen vooraf via de e-Tax Office
- Definieer duidelijk in welke facturatiescenario’s bijlagen worden gebruikt
- Zorg dat bijlagen volledig geïntegreerd zijn in het XML-factuurformaat
- Beperk bijlagen tot strikt fiscaal relevante informatie
- Monitor continu de naleving om verlies van functionaliteit te voorkomen
