Portugal bereidt zich voor op realtime e-invoicing

Op 26 september 2025 maakte de Portugese regering bekend dat zij in 2026 start met de voorbereiding van een nationaal systeem voor realtime elektronische facturatie (e-invoicing). Deze stap past binnen de bredere Europese ontwikkeling naar digitale btw-rapportage in het kader van de richtlijn VAT in the Digital Age (ViDA).

Met deze aankondiging positioneert Portugal zich als een van de voorlopers in Zuid-Europa op het gebied van fiscale digitalisering. Het plan, gepresenteerd door het Ministério das Finanças, heeft als doel het btw-stelsel te moderniseren, fraude terug te dringen en de administratieve efficiëntie voor organisaties te vergroten.

Digitale hervorming van het btw-systeem

Portugal kent al geruime tijd een verplichting tot elektronische facturatie voor transacties met de overheid (B2G). Daarnaast moeten bedrijven sinds 2019 facturen registreren via het “SAF-T (PT)”-systeem. Deze bestaande infrastructuur vormt de basis voor de nieuwe fase: realtime rapportage van e-facturen.

Waar de huidige SAF-T-verplichting neerkomt op periodieke rapportage, betekent de nieuwe aanpak dat facturen onmiddellijk na uitgifte digitaal worden verzonden naar de Portugese belastingdienst (Autoridade Tributária e Aduaneira, AT). Daarmee krijgt de fiscus direct inzicht in elke transactie, vergelijkbaar met het clearance-model dat al in Italië wordt toegepast.

Het doel is een naadloze koppeling tussen facturatie, rapportage en btw-afdracht. Dit zal niet alleen de controlecapaciteit van de overheid versterken, maar ook zorgen voor snellere verwerking en terugbetaling van btw-tegoeden.

Fasegewijze invoering

Volgens het ministerie zal het systeem in drie fasen worden ingevoerd:

1. Fase 1 (2026–2027): Technische voorbereiding en proefprojecten
   In deze periode zal de overheid samenwerken met softwareleveranciers en accountantsorganisaties om testomgevingen te ontwikkelen. De nadruk ligt op compatibiliteit met de Europese standaard EN 16931 en aansluiting op Peppol-netwerken.

2. Fase 2 (2028): Verplichte e-invoicing voor grote organisaties
   Grote organisaties met een omzet boven €10 miljoen worden als eerste verplicht om al hun B2B-facturen in realtime te rapporteren. Voor hen geldt tevens een verplicht gebruik van digitaal ondertekende XML-formaten.

3. Fase 3 (2029–2030): Uitrol naar het gehele bedrijfsleven
   Tegen 2030 zal de verplichting gelden voor alle btw-geregistreerde organisaties in Portugal. Deze eindfase valt samen met de inwerkingtreding van de Europese ViDA-verplichtingen voor grensoverschrijdende B2B-facturatie.

Verwachte voordelen

De Portugese overheid benadrukt dat de overgang naar realtime e-invoicing meerdere voordelen biedt:

• Fraudepreventie: Door onmiddellijke registratie van facturen kan btw-fraude (zoals carrouselfraude) sneller worden opgespoord.

• Efficiëntie: Organisaties hoeven minder vaak periodieke btw-rapportages in te dienen, omdat gegevens automatisch worden aangeleverd.

• Betere compliance: Uniforme datastructuren verkleinen de kans op menselijke fouten en inconsistenties tussen verkoop- en aankoopboekingen.

• Transparantie: Zowel de overheid als organisaties krijgen beter inzicht in hun belastingpositie en cashflow.

Uitdagingen voor organisaties

Hoewel de voordelen duidelijk zijn, vraagt de implementatie aanzienlijke inspanningen van organisaties. Zij zullen hun administratieve systemen moeten aanpassen om realtime communicatie met de belastingdienst mogelijk te maken.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Technische compatibiliteit: ERP-systemen moeten e-facturen kunnen genereren volgens de EN 16931-specificaties.

• Data-beveiliging: Gegevensuitwisseling met de AT moet voldoen aan strikte beveiligings- en encryptiestandaarden.

• Procesaanpassing: Interne workflows voor factuurgoedkeuring, verzending en archivering moeten worden herzien.

Voor multinationale organisaties met vestigingen in meerdere EU-landen is het bovendien essentieel om te anticiperen op verschillen in nationale implementatie van de ViDA-richtlijn.

Europese context

Portugal volgt met dit initiatief andere Europese landen die realtime btw-rapportage reeds hebben ingevoerd, zoals Italië, Spanje en Polen. Het sluit nauw aan bij de Europese ambitie om binnen enkele jaren een uniform digitaal btw-systeem te creëren waarin transacties automatisch worden gerapporteerd en gecontroleerd.

De verwachting is dat de Portugese aanpak als voorbeeld zal dienen voor kleinere lidstaten met vergelijkbare economische structuren. De Europese Commissie heeft de Portugese plannen dan ook positief ontvangen.

Conclusie

Met de aangekondigde hervorming zet Portugal een belangrijke stap richting een volledig digitale fiscale infrastructuur. Het land kiest bewust voor een model waarin efficiëntie en transparantie hand in hand gaan.

Voor organisaties betekent dit dat nu het moment is om zich voor te bereiden. Door hun facturatie- en rapportagesystemen te moderniseren, kunnen zij niet alleen voldoen aan de toekomstige wettelijke eisen, maar ook profiteren van snellere processen, minder administratieve lasten en verbeterde controle over hun financiële gegevens.

De Portugese hervorming bevestigt dat de toekomst van btw-administratie digitaal is en dat realtime e-Invoicing daarbij de nieuwe norm wordt.