De digitale uitwisseling van facturen is inmiddels de standaard geworden binnen zowel overheidsinstellingen als het bedrijfsleven. Hoewel e-facturatie aanzienlijke voordelen biedt op het gebied van efficiëntie, snelheid en kostenbesparing, brengt het ook risico's met zich mee. Cybercriminelen spelen steeds slimmer in op kwetsbaarheden binnen digitale facturatieprocessen, met als doel toegang te krijgen tot gevoelige informatie of geldstromen om te leiden. Fraude en datalekken vormen daardoor een serieus risico voor de betrouwbaarheid en integriteit van financiële administraties. Wil je eerst meer weten over wat e-Invoicing precies inhoudt? Lees dan onze blog Wat is e-Invoicing en hoe werkt het precies?
In deze blog lees je welke risico’s spelen, hoe organisaties zich daartegen kunnen wapenen, en welke ontwikkelingen op komst zijn.
Wat verstaan we onder fraude en datalekken bij e-facturatie?
Fraude en datalekken binnen e-facturatie verwijzen naar situaties waarin digitale facturen of bijbehorende gegevens worden onderschept, gemanipuleerd of op ongeoorloofde wijze benaderd. Dat kan variëren van het onderscheppen van facturen tijdens verzending, het opstellen van valse facturen om geld naar misleidende rekeningen te sluizen, tot aan onbevoegde toegang tot archieven waarin gevoelige klant- of leveranciersdata zijn opgeslagen. Ook komen malware-aanvallen gericht op facturatiesystemen steeds vaker voor.
Het belang van goede beveiliging kan moeilijk overschat worden. De impact van zulke incidenten is vaak groot: organisaties kunnen te maken krijgen met directe financiële schade, bijvoorbeeld door onterechte betalingen of diefstal, maar ook met ernstige reputatieschade. Vertrouwensverlies bij klanten en leveranciers, juridische sancties wegens schending van de AVG, en stilgevallen administratieve processen zijn reële gevolgen van gebrekkige beveiliging. Daarom is e-factuurbeveiliging een fundamenteel onderdeel van moderne bedrijfsvoering.
Praktijkvoorbeelden: zo gaat het mis
Een veelvoorkomend voorbeeld is CEO-fraude via valse facturen. Daarbij ontvangt een medewerker van de financiële afdeling een overtuigend ogende factuur van wat lijkt op een bekende leverancier. Door middel van social engineering wordt de medewerker onder druk gezet om snel te betalen. Wat niet opvalt, is dat het bankrekeningnummer op de factuur heimelijk is gewijzigd. In een ander scenario, bij zogeheten man-in-the-middle-aanvallen, wordt de factuur onderschept tijdens verzending bijvoorbeeld wanneer geen gebruik wordt gemaakt van versleutelde verbindingen. Vervolgens past de aanvaller de factuurgegevens aan en laat de gemanipuleerde factuur alsnog afleveren bij de ontvanger. De betaling gaat dan naar een verkeerde rekening, zonder dat iemand het direct in de gaten heeft.
Hoe voorkom je fraude en datalekken bij e-facturen?
Een effectieve aanpak van beveiliging bestaat uit meerdere lagen die elkaar versterken. De eerste laag is technische beveiliging. Het is belangrijk dat organisaties uitsluitend beveiligde protocollen gebruiken, zoals SSL of TLS, voor al het dataverkeer rondom e-facturatie. Daarnaast moeten administratieve systemen worden afgeschermd met firewalls en, waar nodig, via VPN's worden benaderd. Toegang tot facturatiesoftware moet beperkt blijven tot bevoegde personen en ondersteund worden met sterke authenticatie.
Daarbovenop is standaardisatie en validatie cruciaal voor het beveiligen van e-facturen. Door gebruik te maken van gecertificeerde netwerken zoals Peppol, wordt de kans op frauduleuze facturen drastisch verminderd. Peppol biedt een veilige infrastructuur voor gestructureerde uitwisseling en zorgt ervoor dat documenten voldoen aan internationale standaarden. Zowel verzonden als ontvangen facturen moeten worden gevalideerd op structuur, inhoud en authenticiteit. Een essentieel onderdeel hiervan is het automatisch controleren van IBAN-gegevens, bijvoorbeeld via externe verificatieservices. Meer over hoe Peppol werkt en waarom het een sleutelrol speelt in veilige e-facturatie lees je in onze blog Hoe werkt Peppol en wat betekent het voor jouw e-facturen?.
Op organisatorisch niveau is het essentieel om kritieke taken, zoals het verwerken van betalingen, te scheiden. Het toepassen van het vierogenprincipe, waarbij minimaal twee personen een betaling goedkeuren, helpt om fouten en fraude te voorkomen. Alle uitzonderingen op de standaardprocessen moeten zorgvuldig worden vastgelegd en periodiek worden geaudit.
Tot slot speelt bewustwording een sleutelrol. Medewerkers moeten getraind worden in het herkennen van fraudepogingen, zoals phishing en social engineering. Door regelmatige updates te geven over actuele dreigingen en bijvoorbeeld phishing-simulaties uit te voeren, blijft het bewustzijn binnen de organisatie scherp.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
Incidenten ontstaan vaak door relatief eenvoudige fouten. Het versturen van facturen via onbeveiligde e-mail vormt nog altijd een zwakke plek; overstappen naar beveiligde e-invoicing-protocollen is dan ook een must. Een ander veelvoorkomend risico is het ontbreken van controle op gewijzigde betaalgegevens. Elke wijziging in IBAN- of factuurgegevens moet extern gevalideerd worden voordat een betaling plaatsvindt. Ook komt het regelmatig voor dat medewerkers onvoldoende zijn getraind om valse facturen of phishingmails te herkennen. Een gebrek aan structurele awareness leidt in zulke gevallen tot kostbare misstappen. Verder maken organisaties vaak gebruik van verouderde software of werken ze met zwakke wachtwoorden, wat toegang tot systemen relatief eenvoudig maakt. En tot slot blijkt in de praktijk dat er vaak geen real-time monitoring plaatsvindt op verdachte transacties, terwijl dit juist een belangrijk vangnet kan zijn om afwijkend betaalgedrag tijdig te detecteren.
Toekomstige trends in e-factuurbeveiliging
De dreiging rondom fraude en datalekken zal de komende jaren verder toenemen, maar tegelijkertijd ontstaan er ook nieuwe verdedigingsmiddelen. Zo zetten zowel aanvallers als verdedigers Artificial Intelligence in om fraudepatronen te herkennen of te genereren. Blockchain en smart contracts kunnen bijdragen aan onweerlegbare vastlegging van factuurtransacties, wat manipulatie vrijwel onmogelijk maakt. Organisaties stappen bovendien steeds vaker over op het zogeheten Zero Trust-model: hierbij wordt alle toegang tot gegevens continu gecontroleerd, ongeacht de locatie of het apparaat van de gebruiker. Tegelijkertijd worden phishing-aanvallen steeds geavanceerder; aanvallers zijn steeds beter in staat om interne communicatie exact na te bootsen. Ook regelgeving wordt strenger: wetgeving zoals de NIS2-richtlijn en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dwingen organisaties tot het nemen van meer verantwoorde beveiligingsmaatregelen.
Conclusie: wees voorbereid op digitale dreigingen
Hoewel e-facturatie tal van voordelen biedt, vormt het ook een aantrekkelijk doelwit voor fraudeurs en cybercriminelen. De risico’s zijn reëel en vaak kostbaar. Een solide beveiligingsaanpak vereist een integrale benadering, waarbij technische maatregelen, procesbeheersing en menselijk bewustzijn hand in hand gaan. Door te investeren in een proactieve en gelaagde aanpak van beveiliging voldoen organisaties niet alleen aan wet- en regelgeving, maar vergroten zij ook het vertrouwen bij klanten, leveranciers en toezichthouders. Het uitvoeren van regelmatige audits op de beveiliging van je e-facturatieprocessen is dan ook geen overbodige luxe, maar een noodzakelijke stap richting een veilige en toekomstbestendige digitale bedrijfsvoering.
Veel gestelde vragen over fraude en datalekken
Vraag 1: Hoe vaak komen e-factuurfraude en datalekken voor?
Wereldwijd neemt e-factuurfraude jaarlijks met tientallen procenten toe, mede door toename van digitale facturatievolumes.
Vraag 2: Zijn Peppol-netwerken veilig?
Ja, Peppol biedt gecontroleerde toegang, validatie en versleutelde overdracht, waarmee veel risico’s worden beperkt.
Vraag 3: Wat is het verschil tussen fraude en datalekken?
Fraude betreft misbruik of manipulatie; datalekken betreffen ongeautoriseerde toegang of verlies van data.
Vraag 4: Welke wetgeving geldt bij datalekken?
Onder meer de AVG (GDPR), NIS2-richtlijn en sectorale compliance-eisen.
Vraag 5: Hoe snel kan schade optreden bij e-factuurfraude?
In sommige gevallen kan binnen uren tot dagen financieel verlies of datadiefstal optreden.
